Job Opportunities in Switzerland
October 1, 2024
Hôpitaux Universitaires de Genève
Genève
PART TIME
Secrétaire à l'Unité de médecine forensique - 80%
Description de l'entreprise
Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2023 en cliquant ici.
Le Département de médecine de premier recours (DMPR) a pour mission sociétale de permettre un accès aux soins de qualité pour tous et toutes par une médecine de proximité, d’assurer la prise en charge des urgences médicales et chirurgicales légères, de promouvoir la prévention auprès des citoyennes et citoyens, d’apporter les connaissances médicales aux investigations judiciaires et de promouvoir la santé des voyageurs et voyageuses.
Par la polyvalence de ses compétences, le Centre universitaire romand de médecine légale (CURML) a pour mission de répondre à toutes les demandes d’expertises ou d’assistance-conseil dans le domaine médico-légal, du droit médical et de l’analyse du dopage. Situé au niveau de l’arc lémanique, son domaine de compétences s’exerce tant au niveau régional, national qu’international.
Le Département de médecine de premier recours (DMPR) a pour mission sociétale de permettre un accès aux soins de qualité pour tous et toutes par une médecine de proximité, d’assurer la prise en charge des urgences médicales et chirurgicales légères, de promouvoir la prévention auprès des citoyennes et citoyens, d’apporter les connaissances médicales aux investigations judiciaires et de promouvoir la santé des voyageurs et voyageuses.
Par la polyvalence de ses compétences, le Centre universitaire romand de médecine légale (CURML) a pour mission de répondre à toutes les demandes d’expertises ou d’assistance-conseil dans le domaine médico-légal, du droit médical et de l’analyse du dopage. Situé au niveau de l’arc lémanique, son domaine de compétences s’exerce tant au niveau régional, national qu’international.
Description du poste
Dans le respect des directives et procédures institutionnelles et du CURML, vous assurez, conjointement avec vos collègues, les activités de secrétariat de l'Unité de médecine forensique (UMF). Vous gérez les contacts avec l’externe (agences funéraires, ministère public, familles etc.), répondez aux différentes demandes complexes, orientez les appels téléphoniques et assurez la réception physique des visiteurs et visiteuses.
Vous assurez le suivi administratif des dossiers complexes, y compris la préparation des documents pour l’envoi (rapports médicaux légaux), la facturation, la clôture et l’archivage, ainsi que la gestion des mandats urgents. Vous participez à l’amélioration de l’efficience administrative en étant force de proposition.
Vous avez également la charge d’établir les différentes statistiques (mises à jour mensuelles et annuelles) ainsi que la mise à jour des bases de données usuelles (VRH, Qualiac) des médecins de l’unité.
Vous assurez le suivi administratif des dossiers complexes, y compris la préparation des documents pour l’envoi (rapports médicaux légaux), la facturation, la clôture et l’archivage, ainsi que la gestion des mandats urgents. Vous participez à l’amélioration de l’efficience administrative en étant force de proposition.
Vous avez également la charge d’établir les différentes statistiques (mises à jour mensuelles et annuelles) ainsi que la mise à jour des bases de données usuelles (VRH, Qualiac) des médecins de l’unité.
Qualifications
Vous êtes au bénéfice d’un CFC d'employé ou employée de commerce ou d'un titre jugé équivalent, disposez de plusieurs années d’expérience dans la gestion d’un secrétariat et possédez d’excellentes connaissances de la terminologie juridique. Par ailleurs, une expérience préalable dans une entité publique (par ex. au sein du Pouvoir judiciaire) et/ou dans le domaine juridique est souhaitée.
Faisant preuve d'une grande aisance rédactionnelle, vous maîtrisez parfaitement la langue française, la dactylographie sous dictaphone ainsi que les logiciels de reconnaissance vocale (winscribe, Dragon, etc.).
A l'aise en informatique, vous justifiez d'un niveau ECDL Advanced pour Word ou êtes disposé/disposée à effectuer la formation.
Flexible et autonome, vous avez le sens de l’organisation et une très bonne gestion des priorités. Vous êtes une personne ouverte aux changements et appréciez le travail en équipe. Par ailleurs, le domaine d'activité exige un grand sens de la diplomatie et de la confidentialité.
Faisant preuve d'une grande aisance rédactionnelle, vous maîtrisez parfaitement la langue française, la dactylographie sous dictaphone ainsi que les logiciels de reconnaissance vocale (winscribe, Dragon, etc.).
A l'aise en informatique, vous justifiez d'un niveau ECDL Advanced pour Word ou êtes disposé/disposée à effectuer la formation.
Flexible et autonome, vous avez le sens de l’organisation et une très bonne gestion des priorités. Vous êtes une personne ouverte aux changements et appréciez le travail en équipe. Par ailleurs, le domaine d'activité exige un grand sens de la diplomatie et de la confidentialité.
Informations complémentaires
- Entrée en fonction : dès que possible
- Nombre de postes : 1
- Taux d’activité : 80%
- Classe de fonction : 10-11 (selon les prérequis de formation)
- Contrat : CDD jusqu'au 31.12.2025
- Délai de candidature : 14.10.2024
- Demande de renseignements : M. S. Candolfi, responsable administratif et financier du DMPR, steve.candolfi@hug.ch
Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.
Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.
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