Job Opportunities in Switzerland

Description de l'entreprise

Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2023 en cliquant ici.
Le Département d’oncologie prend en charge, sur les plans diagnostiques et thérapeutiques, les patients et patientes adultes souffrant de maladies cancéreuses et pour un accompagnement de la patientèle et de ses proches. L’objectif est d’assurer l’accès au meilleur traitement anticancéreux, de proposer des soins adaptés et d’anticiper sur les besoins de la patientèle hospitalisée (greffe de moelle, thérapie cellulaire, immunothérapie, etc.). Conjointement, le Centre des cancers permet une coordination des activités transversales dédiée à la problématique des cancers entre services et départements.

Description du poste

En tant que secrétaire médical-e au sein de l’Unité des tumeurs digestives du Service d’oncologie, vous assurez le secrétariat et soutenez le médecin adjoint responsable de l’unité pour toutes les tâches administratives liées aux activités cliniques, académiques et de recherche. Vous faites partie intégrante de l’équipe qui comprend un médecin adjoint, un chef de clinique, deux médecins internes et deux autres secrétaires médicales, avec lesquelles vous travaillez en étroite collaboration.
Vos responsabilités incluent l’accueil physique des patients et patientes, l’enregistrement de leurs données administratives, ainsi que l’orientation et l’information de la patientèle et autres usagers et usagères du service, en adaptant votre communication au contexte de chaque personne. Vous gérez également les appels téléphoniques internes et externes ainsi que la messagerie commune de l’unité de manière personnalisée et professionnelle.
Vous planifiez les consultations médicales, simples et complexes, sur l’agenda institutionnel (GRECO2) et gérez les rendez-vous pour les examens complémentaires. Vous saisissez les prélèvements sanguins ou urinaires, vérifiez les commandes de protocoles de chimiothérapie, et prenez en charge toute la gestion administrative des dossiers patients, y compris la rédaction, la numérisation et l'archivage des documents.
Vous exécutez de manière autonome les tâches administratives liées à votre fonction, telles que la gestion des agendas des médecins pendant les vacances, le traitement du courrier interne et externe, la facturation complexe (laboratoires, recherches, UNIGE, Advisory board), ainsi que les demandes de formation ou de congrès. Vous organisez les déplacements et traitez les remboursements de frais.
Vous êtes également responsable de l’organisation de réunions, colloques ou conférences et de la transcription des procès-verbaux. Vous participez aux colloques de l’unité et aux échanges du groupe incident en tant que membre actif, dans le but d’améliorer continuellement la qualité du travail.
En parallèle, vous assurez la formation complète d’une personne en apprentissage agent-e relation client.
Avec un esprit d’équipe et de collaboration, vous développez des relations étroites avec vos collègues et garantissez la continuité du service lors des absences. Votre sens du service, votre agilité, flexibilité et polyvalence font de vous une personne capable de répondre efficacement aux besoins du secrétariat.

Qualifications

Vous avez une maturité commerciale, un CFC d’employé ou employée de commerce complété d’une formation de secrétaire médicale.
Vous êtes titulaire de l'attestation de formateur ou formatrices pour apprenties et apprentis Agent relation client (ARC).
Vous disposez d’une expérience réussie de 5 ans dans un poste similaire. La connaissance des activités académiques et de recherches est un atout.
Vous avez une parfaite maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit et une capacité avérée rédactionnelle. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible.
Vous maitrisez l’anglais, minimum niveau B2.
Vous êtes titulaire du certificat ECDL Expert sur Word, Excel, Powerpoint, et vous possédez de très bonnes connaissances des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, E-Process, GRECO2, Opale Blue Pearl, Requête Labo).
Vous êtes une personne dynamique, rigoureuse et méthodique, vous faites preuve d'un sens aigu de l'organisation, de la prise d'initiative et de la planification. Grâce à votre polyvalence, vous êtes en mesure de gérer plusieurs tâches de manière simultanée (gestion des priorités, hiérarchisation des demandes, flexibilité).
Votre excellente aptitude à travailler en équipe vous permet de collaborer étroitement avec les professionnels et professionnelles de santé.
Enfin, vous faites preuve de discrétion et de respect de la confidentialité.

Informations complémentaires

• Entrée en fonction : 01.10.2024
• Nombre de postes : 1
• Taux d’activité : 100%
• Classe de fonction : 12
• Contrat : CDI
• Délai de candidature : 04.10.2024
• Demande de renseignements : Mme A. AJDINI, cheffe de secrétariats au D-ONCO, albulena.ajdini@hug.ch

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.
Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.
Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.