Job Opportunities in Switzerland

Description de l'entreprise

Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2023 en cliquant ici.
L'Unité d'endocrinologie au sein du Service d'endocrinologie, diabétologie, nutrition et éducation thérapeutique du patient au Département de médecine, prend en charge les patientes et patients souffrant de maladies endocriniennes, à la fois pour le diagnostic et le traitement de ces dernières.

Description du poste

Grâce à votre aisance relationnelle, vous accueillez, renseignez et orientez la patientèle se présentant à l’Unité d’endocrinologie. Vous gérez les appels téléphoniques et les mails que vous recevez.
En amont des consultations, vous préparez les dossiers patients et au décours des consultations, vous participez à la finalisation des rapports médicaux. Au besoin, vous programmez les examens médicaux complémentaires, et les rendez de consultations ultérieurs nécessaires.
Vous participez à la gestion du secrétariat de manière proactive. Vous répondez aux diverses sollicitations, vous menez à bien et de manière autonome les activités administratives en lien avec votre fonction. Celles-ci incluent, entre-autre, la planification des consultations, le suivi des dossiers patients, la gestion du courrier et de la messagerie électronique, la prise de procès verbaux des réunions mensuelles de l’unité, le règlement des factures, le traitement des demandes de remboursement, la gestion du site internet, l’élaboration et la tenue des statistiques de l’unité, le suivi des droits d’accès des collaborateurs, l’archivage et l’enregistrement du tableau de garde.
Vous participez à la vie du secrétariat et à la vie de l’Unité d’endocrinologie en organisant avec les médecins du service des évènements scientifiques, comme la journée romande d’endocrinologie et le cours d’échographie. Vous accompagnez la médecin responsable d’unité dans le développement des projets de l’unité et êtes le secrétaire référent ou la secrétaire référente de l’Unité d’endocrinologie.
Au sein de l’équipe, vous développez un lien de proximité avec les médecins du service et avec vos collègues secrétaires. Vous assurez une continuité de service, notamment avec l’Unité de diabétologie lors des absences.
Votre sens du service fait de vous une personne agile prête à mettre votre polyvalence au service de l’institution pour exercer dans différents services en fonction des besoins.

Qualifications

Vous êtes titulaire d'un CFC d'employé ou employée de commerce et/ou d’un diplôme de secrétaire médical ou médicale, ou toute formation jugée équivalente.
Vous disposez d'une expérience réussie d''au moins 1 ans dans un poste similaire, au sein d'un secrétariat médical.
Vous avez une parfaite maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit et une capacité avérée de rédaction. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible. L’anglais serait un atout supplémentaire.
Vous avez de très bonnes connaissances des outils informatiques certificat ECDL advanced pour Word et standard pour Excel sont requis et la connaissance des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, OPALE, GRECO, Winscribe, Vision RH, Eprocess et Requête Labo) est un réel atout.
Possédant un bon esprit d'équipe, vous avez la capacité à travailler avec plusieurs secrétaires et avec les médecins.
Tout en ayant un bon sens de l'organisation et des priorités, vous êtes une personne autonome, rigoureuse et précise dans les tâches qui vous sont confiées.
Vous disposez également des outils vous permettant de faire face aux imprévus et gérer ainsi aisément les situations de stress.
Enfin, vous faites preuve d’un sens aigu de la confidentialité.

Informations complémentaires

• Entrée en fonction : dès que possible
• Nombre de postes : 1
• Taux d’activité : 80%
• Classe de fonction : 11
• Contrat : CDI
• Délai de candidature : 26.09.2024
• Demande de renseignements :
  Mme WILMART-BECK Laure, secrétaire, tel. 0223729349, laure.wilmart@hug.ch

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.
Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.
Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.