September 13, 2024

Aalborg Universitet

Aalborg

Sekretariatschef til Institut for Kultur og Læring, Aalborg Universitet

Ved Institut for Kultur og Læring ved Aalborg Universitet søges en ny Sekretariatschef med ansættelse pr. 1 december 2024 eller snarest derefter. Instituttet har ca. 250 ansatte heraf 35 i administrationen. Vi har aktiviteter i både Aalborg og København. Instituttet har stærke forskningsmiljøer og udbyder en bred vifte af såvel dagstudier som videreuddannelse. Vi udvikler vores forskning og vores uddannelser i tæt samspil med omverdenen og sigter mod at skabe analyser og viden, som bidrager med ny forståelse og understøtter nye løsninger på samfundsmæssige udfordringer. Vi er optaget af at skabe dynamiske og inspirerende læringsmiljøer for vores studerende og ansatte. Vi søger en ny sekretariatschef, der i tæt samspil med ledelse og medarbejdere kan videreudvikle den administrative understøttelse af instituttets strategiske retning, lede instituttets sekretariat og skabe rammerne for sikker og effektiv drift.

AALBORG

ANSØGNINGSFRIST: 18.10.2024

AFDELING: INSTITUT FOR KULTUR OG LÆRING

REF. NUMMER: 1219223

Jobbeskrivelse

Som sekretariatschef får du ansvaret for at lede og udvikle administrationen ved instituttet, så den understøtter instituttets aktiviteter indenfor forskning, uddannelse og vidensamarbejde. Det betyder, at du vil være med til at udvikle og understøtte strategiske processer og instituttets udvikling, samt arbejde med understøttelse af drift og sikring af effektive og systematiske arbejdsgange. En vigtig opgave bliver endvidere at bidrage til sammenhængen mellem de administrative processer centralt på universitetet, på fakultetet og på instituttet. Derudover kommer du til at arbejde med at sikre god implementering af nye administrative tiltag og beslutninger.
Du vil få det overordnede ansvar for administrationens ca. 35 medarbejdere. I vores administration arbejder de enkelte administrative enheder i teams, der på forskellig vis understøtter kerneopgaverne inden for uddannelse, forskning og erhvervs- og vidensamarbejde. Du vil som sekretariatschef komme til at stå i spidsen for en allerede velfungerende administration, som i dagligdagen leverer effektive løsninger og professionel servicering af instituttets studerende, undervisere, forskere og ledelse.
Organisatorisk kommer du til at indgå i instituttets ledelsesgruppe(der består af institutleder, viceledere og sektionsledere) og vil både skulle indgå aktivt i ledelsen og udøve ledelsesunderstøttelse for gruppen. Sekretariatschefen refererer til institutlederen.
Foruden instituttets øvrige ledelsesgruppe vil dine nærmeste samarbejdspartnere være områdelederne i instituttets administrative teams.
Arbejdsopgaver

Samarbejde med ledelsen om indsatser og mål for administrationen, som bidrager til at understøtte instituttets arbejde med uddannelse, forskning og vidensamarbejde– herunder sikre sammenhængen mellem instituttets strategiske retning og administrationens udvikling.
Bidrage til at sikre gode arbejdsgange på tværs af institutter, fakultet og Fælles Service enheder.
Personaleledelse og ledelse gennem ledere bl.a. ved at sætte mål for og give feedback til individer og teams, så der skabes rammer for velfungerende opgavefællesskaber.
Faglig sparringspartner for de administrative teamledere og medarbejdere med henblik på at finde løsninger og prioritere opgaver i en foranderlig hverdag.
Sikre høj kvalitet i den administrative opgaveløsning ved at sætte rammer og skabe gode arbejdsgange
Sikre systematik i proces- og sagsstyring samt kvalitet i forvaltning og dokumentation
Sikre god kommunikation og information mellem forskellige administrative enheder og ledelsen
Bidrage til på en konstruktiv og løsningsorienteret måde at implementere nye tiltag og beslutninger– det kan fx være nye administrative arbejdsgange eller nye digitale systemer

Kompetencer

Have ledelseserfaring og–kompetence inden for ledelse gennem ledere, personaleledelse, forandringsledelse og opbygning af teams. Erfaring fra et universitet eller anden uddannelsesinstitution vil være et plus.
Evne til i samarbejde med den øvrige ledelse at arbejde strategisk med mål og retning for administrationen
Evne til som leder både at kunne skabe rammer og være faglig sparringspartner for medarbejderne
Erfaring med at lede og styre administrative processer og forvaltning.
Have god organisatorisk forståelse og politisk tæft, herunder have respekt for rammevilkår og kultur på en akademisk arbejdsplads.

Økonomisk forståelse.
Evne til at udvikle medarbejdere og fastholde engagement og trivsel i teams gennem dygtig inddragende personaleledelse.
Evne til at begå sig i et internationalt miljø og at arbejde tæt sammen med en ledergruppe.
Evne til at navigere og lede i paradokser.
Have gode kommunikative kompetencer og invitere til samarbejde og dialog med forskellige aktører internt og eksternt

Arbejdsstedet er på Campus Øst i Aalborg, men du må påregne jævnligt at skulle til København.

For yderligere information eller spørgsmål til stillingen kontakt Institutleder, Keld Thorgård( kt@ikl.aau.dk eller tlf.+45 6196 7072)

Samtaler forventes afholdt i uge 43 og 44.

Løn og ansættelsesvilkår

Ansættelse og aflønning iht. overenskomst for akademikere i staten med indplacering som chefkonsulent med personaleledelse. Der er mulighed for forhandling af kvalifikationstillæg.

Der er 3 måneders gensidig prøvetid i stillingen.

Aalborg Universitet skal modtage din ansøgning elektronisk vedhæftet CV, eksamensbevis og anden relevant dokumentation, herunder referencer fra tidligere arbejdsgivere. Åbn linket"søg stillingen online" og udfyld ansøgningsformularen.
AAU ønsker at afspejle det omgivende samfund og har diversitet som en kerneværdi. Derfor opfordres alle uanset personlig baggrund og orientering til at søge stillingen.