Job Opportunities in Switzerland

Description de l'entreprise

Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2023 en cliquant ici.
Le Département de médecine (D-MED) est composé de 14 entités médico-soignantes (12 services médicaux, 1 Unité d’investigation et de traitements brefs (UITB) et le Centre de transfusion sanguine (CTS)) avec notamment la particularité de compter dans son organisation des plateaux techniques (dont la cardiologie interventionnelle et l’endoscopie digestive et pulmonaire), plusieurs plateaux de traitements et de soins (traitements biologiques, photophérèse et soins de médecine), 1 centre de dialyses hospitalières et ambulatoires. 3 programmes de réadaptation et réhabilitation. De plus, l’activité médico-soignante est fortement dédiée aux patients et patientes stationnaires (9 unités de soins, 160 lits) avec des consultants et consultantes internes au bénéfice de la patientèle prise en charge par les autres départements médicaux.

Description du poste

Dans le cadre de vos activités, vous effectuez des missions de remplacement dans différents secrétariats pour des courtes à moyennes durées et devez donc être en mesure de vous adapter rapidement aux changements. Le défi majeur de ce poste étant la diversité de l'activité et la courte durée des missions, vous devez donc posséder une excellente capacité d'apprentissage, d'analyse et d'écoute pour mener à bien votre mission.
Grâce à votre aisance relationnelle, vous accueillez, renseignez et orientez les patientes et patients se présentant dans le service et vous gérez les appels téléphoniques que vous recevez.
Vous organisez les consultations en gérant l’agenda électronique des médecins et en préparant les dossiers patients. Après les consultations, vous assurez de manière autonome et rapide la frappe de rapports médicaux. Au besoin, vous programmez les examens médicaux complémentaires.
Tout en répondant aux diverses sollicitations, vous menez à bien et de manière autonome les activités administratives en lien avec votre fonction, entre autres, le suivi des dossiers patients, la gestion du courrier et de la messagerie électronique, la gestion des plannings ou encore l’organisation des congrès du corps médical.
Vous faites preuve de proactivité pour effectuer les tâches logistiques découlant de la vie d’un secrétariat comme les commandes, les notes d’honoraires et l’archivage.
Au sein de l’équipe, vous développez un lien de proximité avec vos collègues secrétaires médicales et médicaux et vous assurez une continuité de service lors des absences. Et plus généralement, votre sens du service fait de vous une personne agile prête à mettre votre polyvalence au service de l’institution pour exercer dans différents services en fonction des besoins.

Qualifications

Vous êtes titulaire d'un CFC d'employé ou employée de commerce et d’un diplôme de secrétaire médical ou médicale, ou toute formation jugée équivalente.
Vous disposez d'une expérience de plusieurs années dans un poste de secrétariat médical, idéalement dans un poste similaire.
Vous êtes titulaire du certificat ECDL avancé pour Word, Excel, Powerpoint, Outlook et/ou Web et vous possédez de très bonnes connaissances des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, OPALE, GRECO, Winscribe et Requête Labo).
Vous avez une parfaite maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit et une capacité avérée de rédaction. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible. La connaissance de l’anglais est un atout.
Grâce à votre bon esprit d'équipe, vous êtes à même travailler en bureau partagé avec plusieurs secrétaires.
Tout en ayant un bon sens de l'organisation et des priorités, vous êtes une personne autonome, rigoureuse et précise dans les tâches qui vous sont confiées.
Vous disposez également des outils vous permettant de faire face aux imprévus et gérez ainsi aisément les situations de stress.
Enfin, vous faites preuve d’un sens aigu de la confidentialité.

Informations complémentaires

• Entrée en fonction : dès que possible
• Nombre de postes : 1
• Taux d’activité : 60% à 100%
• Classe de fonction : 11
• Contrat : CDD de 12 mois
• Délai de candidature : 10.10.2024
• Demande de renseignements : Mme Micheline Matteo-Collaud, coordinatrice des secrétariats du Département de médecine, tél. 079 553 58 60

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.
Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.
Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.