Job Opportunities in Netherlands

Managementassistent bij het Institute for Advanced Study (IAS)

Faculteit/Dienst: Institute for Advanced Study

Opleidingsniveau: HBO

Functie type: Ondersteunend Beheer Personeel

Sluitingsdatum: 7 oktober 2024

Vacaturenummer: 13389

• werken in een klein team waar jij de spil bent binnen een groot en divers netwerk?
• flexibiliteit en afwisseling in je werk?
• het plannen, organiseren en coördineren van vergaderingen en evenementen?
• het bewaken en optimaliseren van administratieve processen?

• 232 verlofuren per jaar (bij een 38-urige werkweek) en extra vakantiedagen tussen Kerst en de jaarwisseling;
• een breed cursusaanbod dat je kosteloos kunt volgen, bijvoorbeeld op het gebied van tijdsmanagement of Engels en een online cursusplatform met meer dan 100 verschillende cursussen;
• 7 weken geboorteverlof (voor partners) met 100% salarisbehoud;
• gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof;
• een pensioen bij ABP, waar de Uv A voor twee derde aan bijdraagt.

• Dagelijks aanspreekpunt zijn voor onze (internationale) Fellows, leden van de interdisciplinaire onderzoeksgroepen die bij het IAS werken, en deelnemers aan de verschillende evenementen die het IAS organiseert.
• Samen met de Hospitality & Events Manager ervoor zorgen dat alles binnen het IAS op rolletjes loopt en ondersteunen waar nodig bij evenementen en operationele taken.
• Beheer van de complexe agenda van de directeur, waarbij je de bredere planning van het instituut meeneemt.
• Voorbereiden, plannen en notuleren van vergaderingen met externe stakeholders, en overzien opvolging van gemaakte afspraken en deadlines.
• Administratieve processen bijhouden en blijven verbeteren, proactief nodige acties signaleren (zoals verlenging termijnen van Associates) en zorgen dat documenten en archief op orde en toegankelijk zijn voor het team.
• Goede communicatie – in het Engels and Nederlands - en coördinatie met facilitaire diensten en secretariaten.

• Je kunt goed prioriteiten stellen en snel schakelen tussen dagelijkse ad-hoc taken en structurele werkzaamheden.
• Je hebt een scherp oog voor het continu verbeteren van processen en dienstverlening.
• Je beheert complexe agenda’s efficiënt, plant zorgvuldig en zorgt voor adequate opvolging van acties.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden in zowel het Nederlands als Engels om met uiteenlopende externe contacten te communiceren en om programma’s, uitnodigingen en officiële brieven op te stellen;
• Je bent digitaal vaardig en ervaren met MS Office, Teams en, idealiter, Trello.
• Je bent flexibel, vriendelijk en service gericht
• Je werkt goed samen met collega’s, maar kunt ook zelfstandig taken oppakken.
• Idealiter, BHV-certificaat, of de bereidheid om deze te halen.