October 15, 2024

Cocottes

Bertrange

FULL TIME

Responsable Evènementiel

Description G.A.N.G. Le Food Hall de 2000m2 de La Belle Etoile à Bertrange ouvert 7j/7 regroupe:

les restaurants Grand Café et Specto,
le bar Um Plateau ( son DJ et ses + 400 cocktails )
8 corners: rôtisserie, burger, pizza, pasta, asia, breakfast, bar à bières, barista…

Le tout dans une ambiance incroyable !

MISSION PRINCIPALE :

Vous êtes responsable de la commercialisation, de la planification, de la coordination et de l'exécution de tous les événements organisés au Food Hall GANG. Vous avez pour mission de faire vivre GANG, en élaborant un calendrier événementiel annuel et en gérant les événements privés. Vous jouez un rôle clé dans la création d'une expérience mémorable et unique pour les clients. Vous gérez l'ensemble du processus événementiel, en accord avec l'équipe de direction, l'Event music & technical Manager, et en collaboration avec le service communication.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS :

Planification du calendrier des événements :

Vous créez un calendrier annuel des événements avec des échéanciers de préparation, en prenant en compte les dates clés ainsi que les objectifs de l'établissement.
Vous soumettez en détail à l'équipe de direction le thème, le concept et le budget de chaque événement.
Vous formez l'ensemble des managers des enseignes au calendrier événementiel mensuel.
Vous effectuez une veille du marché afin de proposer des idées innovantes et de suivre les tendances du secteur.

Gestion administrative et commerciale :

Clients privés et business :

Vous gérez avec réactivité les demandes reçues par email et par téléphone.
Vous identifiez les besoins et les envies des clients.
Vous rédigez une offre complète pour chaque événement et apportez entière satisfaction aux clients.
Vous organisez une visite des lieux.
Vous assurez le suivi de la signature de l’offre et de la facture d’acompte.
Vous vous assurez de la satisfaction et de la fidélisation des clients.
Vous gérez le budget alloué à chaque événement afin de maximiser la rentabilité.
Vous transmettez à la comptabilité les données nécessaires à la facturation client.

Prestataires :

Vous identifiez et sélectionnez les prestataires nécessaires à chaque événement (animation, décorateurs, artistes, etc.).
Vous effectuez des appels d'offres et négociez les contrats avec les prestataires.
Vous assurez le suivi et la coordination des prestataires tout au long de l'événement.
Vous contrôlez la facturation des prestataires.

Communication et marketing :

Vous élaborez, en collaboration avec le service communication, un plan de communication adapté pour chaque événement (Gangzette, communiqués de presse, réseaux sociaux, flyers, publicités, etc.).
Vous collaborez avec le service communication pour assurer une visibilité optimale des événements.

Coordination opérationnelle :

Vous recrutez en interne le personnel adapté et nécessaire au bon déroulement de l’événement.
Vous établissez les fiches de fonctions, les transmettez à l’ensemble des services concernés par l’événement et vous vous assurez de leur bonne prise en compte.
Vous assurez le bon déroulement des événements en coordonnant les équipes présentes. Vous savez donner des directives claires et adaptez la masse salariale aux besoins réels.
Vous supervisez les activités de service en salle, vous vous assurez de la satisfaction des clients et vous gérez les éventuelles plaintes/réclamations clients.
Vous gérez les situations d'urgence et résolvez les problèmes de manière proactive.
Vous assurez un climat de travail positif et favorisez la collaboration et la motivation de l'équipe.

Événements externes :

Vous gérez entièrement le sponsoring IWTP : conférences, dîner d’été, soirée de gala, salons VIP, événement sponsor Socom, repas et encas des bénévoles, dîner de remerciement des sponsors et toute autre demande relative au contrat annuel de sponsoring.

L’ensemble de ces missions n'est pas exhaustif et peut évoluer.

COMPÉTENCES REQUISES :

Vous avez de l'expérience dans l'événementiel ou dans la restauration.
Vous avez d'excellentes compétences organisationnelles et la capacité de gérer plusieurs projets en simultané.
Vous savez prioriser les urgences et organiser votre temps de travail en fonction des priorités.
Vous avez de fortes compétences en communication et en négociation.
Vous êtes créatif(ve) et capable d’apporter des idées innovantes.
Vous avez le sens du détail et du souci de la qualité.
Vous savez travailler sous pression et résoudre les problèmes de manière efficace et rapide.
Vous avez d'excellentes compétences en leadership et en management d'équipe.
Vous êtes orienté(e) service et satisfaction clients.
Vous maîtrisez l'anglais.

Langues French English