September 6, 2024

QUALITÉ RELATIONS AUX USAGERS

Lyon

OTHER

Téléconseiller F/H

La Direction de la Qualité de la Relation Usagers est composée de deux services :
Un pôle projet et ingénierie, en charge de déployer la culture relation usagers au sein de la Ville de Lyon, d’assurer la coordination et l’accompagnement des projets relevant de la Relation Usagers, de proposer une ingénierie à Lyon En Direct, aux mairies d’arrondissement et aux directions opérationnelles, ainsi que de piloter la mise en place et l’évaluation d’un référentiel qualité
Un pôle exploitation de la Relations Usagers, dénommé « Lyon En Direct », composé de trois pôles :
Le Centre de Contacts, assurant la prise en charge des appels pour la Ville de Lyon ainsi que de plusieurs mairies d’arrondissement ;
Un pôle courrier et qualité de l’écrit, en charge de la réception et distribution du courrier postal entrant, collecte et envoi du courrier postal sortant, pour le compte de toutes les directions, ainsi que de l’enregistrement et traitement des formulaires contacts internet et des courriers postaux. Ce Pôle a également en charge l’animation de la qualité de l’écrit au sein de la collectivité.
Un service Support de la Relation Usagers, en charge de la mise à disposition d’information au bénéfice des directions et des mairies d’arrondissement, de l’administration fonctionnelle des outils applicatifs de la Relation Usagers, ainsi que du marketing direct.
Vos missions :
Sous l’autorité hiérarchique du- de la responsable du pôle Centre de contact, vous assurez la relation au quotidien avec les usagers, la prise en charge, le traitement et la réponse aux demandes par téléphone en lien avec la Ville de Lyon et ses partenaires.
Activités :

Prise en charge et qualification des demandes par téléphone :

Accueil de l’usager et prise en charge de sa demande.
Mise en œuvre des techniques de communication orale : questionnement, reformulation, gestion des situations difficiles

Réponse à l’usager :

Recherche de l’information, communication aux usagers de la réponse présente dans les outils mis à disposition (Base de connaissance du Guichet unique, servicepublic.fr, lyon.fr,…)

Routage des demandes vers les niveaux d’expertise

Recherche des interlocuteurs compétents (services de la Ville de Lyon ou organismes partenaires).
Transmission de la demande aux services concernés Application des règles de gestion.

Enregistrement des demandes reçues par téléphone

Qualification systématique des appels et enregistrement des demandes qui le nécessitent sur l’outil de Gestion Relation Usager (Selligent)

Synthétisation des demandes (objets, contenus).

Participation à la mise à jour des bases d’information (Annuaire, Base de Connaissance du Guichet Unique, Selligent)
Alerter sur des situations anormales et/ou récurrentes. Signaler les erreurs, les omissions dans les bases d’information.

Communication aux usagers des réponses transmises par les Directions Opérationnelles suite aux demandes saisies sur l’outil Selligent.
Participation active à la mise à jour des fiches partenariats mises en place avec les Mairies d’arrondissement concernées.
Connaissances techniques:

Connaissance de la collectivité, de son environnement, de son organisation et de ses métiers
Aisance avec les outils informatiques et téléphoniques.
Techniques d‘expression écrite, orale et de lecture rapide.
Culture générale, intérêt pour la vie de la collectivité, (de l’actualité et des événements)

Savoir-faire

Capacité à utiliser des logiciels spécialisés : Selligent, BCGU, Naomi, bandeau téléphonique
Techniques de prise en charge d'appels téléphoniques

Qualités

Aisance relationnelle, empathie et courtoisie.
Sens du travail en équipe (expérience appréciée sur une plateforme téléphonique) et dynamisme.
Rigueur, discrétion professionnelle
Réactivité, adaptabilité et gestion des urgences.
Résistance au stress spécifique « centre de contact »