Job Opportunities in France
September 21, 2024
Ville de Paris
Paris
OTHER
SECRETAIRE DE DIRECTION F/H
La Direction des Solidarités (DSol) de la Ville de Paris rassemble les missions de l’action sociale, de l’autonomie, de la prévention et de la protection de l’enfance, ainsi que de l’insertion et de la lutte contre l’exclusion pilotées par l’administration parisienne. Elle comporte en son sein les missions et personnels du Centre d’Action Sociale de la Ville de Paris.
Au sein de la DSol, la sous-direction des territoires (SDT) pilote le déploiement de l’action sociale à l’échelon territorial mise en œuvre par les 17 Espaces parisiens des solidarités (EPS).
L’Espace Parisien des Solidarités du 5e arrondissement coordonne et anime l’action sociale sur son territoire. Il regroupe près de 70 agents. Il met en œuvre l’accueil social inconditionnel et délivre les aides sociales facultatives de la Ville. Il gère une résidence autonomie, résidences appartements, 5 résidences appartements et 4 clubs séniors de la DSOL implantés sur son territoire.
Le secrétariat de direction appuie la direction et s'inscrit dans une dynamique d'équipe en lien avec tous les services de l’EPS, les partenaires extérieurs et les usagers. Il se compose de 27 agents, sous la responsabilité hiérarchique de la directrice adjointe a compétence administrative.
Quelles sont vos missions ?
Le ou la secrétaire de direction est en charge de :Gérer l’accueil téléphonique et physique pour la direction, les agendas de l’équipe de direction, la mise à jour de l’annuaire de l’EPS
Qu’attend -on de vous ?
Connaissances professionnelles
Les + du poste
Quelles particularités du poste ?
Travail régulier sur écran et/ou logiciel métier
Remplacement à l'accueil général et au standard en fonction des nécessités de services
Participation sur la base du volontariat à des opérations de solidarités (nuit de la solidarité, collecte alimentaire, plan d’urgence hivernal, …)
La Ville de Paris et le CASVP accompagnent leurs agentes et agents en situation de handicap. Elle met en place des aménagements à toutes les étapes de leur carrière et quelles que soient les particularités de leur poste.
Au sein de la DSol, la sous-direction des territoires (SDT) pilote le déploiement de l’action sociale à l’échelon territorial mise en œuvre par les 17 Espaces parisiens des solidarités (EPS).
L’Espace Parisien des Solidarités du 5e arrondissement coordonne et anime l’action sociale sur son territoire. Il regroupe près de 70 agents. Il met en œuvre l’accueil social inconditionnel et délivre les aides sociales facultatives de la Ville. Il gère une résidence autonomie, résidences appartements, 5 résidences appartements et 4 clubs séniors de la DSOL implantés sur son territoire.
Le secrétariat de direction appuie la direction et s'inscrit dans une dynamique d'équipe en lien avec tous les services de l’EPS, les partenaires extérieurs et les usagers. Il se compose de 27 agents, sous la responsabilité hiérarchique de la directrice adjointe a compétence administrative.
Quelles sont vos missions ?
Le ou la secrétaire de direction est en charge de :Gérer l’accueil téléphonique et physique pour la direction, les agendas de l’équipe de direction, la mise à jour de l’annuaire de l’EPS
- Gérer la boite mail générique de l’EPS, la coordination et distribution des courriers aux services
- Organiser la tenue des réunions internes et externes, saisir les comptes rendus de réunions, mettre en forme les notes et courriers de la direction
- Participer à l’accueil des nouveaux agents (demande d’accès aux logiciels métiers- ressources informatiques et fournitures administratives)
- Gérer les commandes, stocks (produits d'entretien- papiers-toner - fournitures administratives) et s’assurer du bon déroulement des livraisons en lien avec le service gestion
- Assurer la petite maintenance du matériel informatique (photocopieurs, scanners, téléphones...)
- Participer à l’archivage des documents de l’EPS
- Participer au suivi de la démarche qualité au sein de l’EPS (saisie des tableaux de bord, suivi des incivilités, de l’écoute usagers, suivi des transferts des dossiers de prestations…
Qu’attend -on de vous ?
Connaissances professionnelles
- Maitrise des outils bureautiques
- Rigueur, discrétion et respect de la confidentialité
- Qualités relationnelles
- Capacités à travailler en équipe
Les + du poste
- 2 jours de télétravail possible- Plages horaires badgés dans le respect des plages fixes
- Formations métier régulières
- 25 jours de congés annuels + 27 jours de RTT (au prorata de la présence et de la quotité de travail)
- Œuvres sociales, accès gratuit aux structures sportives et culturelles de la Ville
- Versement sur la rémunération d’une somme forfaitaire destinée à couvrir une partie des cotisations complémentaires de santé
- Participation possible de la ville à une assurance de prévoyance collective
- Possibilité d’ouvrir un Compte Epargne-Temps
- Remboursement du Pass Navigo à 75%
- Restauration collective
Quelles particularités du poste ?
Travail régulier sur écran et/ou logiciel métier
Remplacement à l'accueil général et au standard en fonction des nécessités de services
Participation sur la base du volontariat à des opérations de solidarités (nuit de la solidarité, collecte alimentaire, plan d’urgence hivernal, …)
La Ville de Paris et le CASVP accompagnent leurs agentes et agents en situation de handicap. Elle met en place des aménagements à toutes les étapes de leur carrière et quelles que soient les particularités de leur poste.
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