Assistant(e) de direction à la Direction du Tourisme (H/F)

September 20, 2024

Région Centre-Val de Loire

Orléans

OTHER

Dans ce poste, vos missions seront les suivantes :

Assistanat de la directrice et des agents de la direction (35 %) :
Renseignement de 1er niveau et/ou orientation vers un interlocuteur compétent,
Gestion de l’agenda de la directrice,
Organisation de réunions
Réservation salles, commande des fournitures,
Enregistrement courrier, suivi des courriers catégorie 1, gestion des parapheurs,
Rédaction des comptes-rendus de réunion de direction, saisi des frais de déplacements dans CIVIL de l’ensemble de la Direction,
Suivi des congés de la direction,
Participation à la préparation des différentes manifestations organisées par la Direction…

Suivi administratif et financier des dossiers pilotés par les chargés de mission (45%) :
Suivi et prise en charge des dossiers déposés sur le portail nos aides en ligne. Possibilité de contrôle de pièces, et de contact des porteurs de projet si besoin, courrier AR
Suivi des rapports de la Commission Permanente Régionale : vérification disponibilité budgétaire avant inscription inscription des rapports de la direction dans le tableau de programmation partagé de la DGFREE sous Teams, enregistrement des dossiers dans PROGOS & ALFRESCO, veille sur les dates de rendus des rapports, liaison avec la cellule de gestion, finalisation des rapports (délibération, convention) et envoi des rapports et annexes via AIRS Délib, suivi et mise à jour du tableau de suivi des aides de la DT
Rédaction des rapports récurrents, délibération et conventions attenantes
Conventions Région/Départements, en lien avec la DAT et les chargées de missions : Suivi et mise à jour des tableaux de bords, prise en charge des dossiers sur le portail et instruction de certains projets, rédaction des rapports, délibération et conventions

Suivi financier et outils de pilotage (20 %) :
Formalisation et Suivi des process de la direction
Mise en place d’outils de pilotage (tableaux budgétaires, tableaux de bord, indicateurs,…)
Actualisation mensuelle des tableaux de bord de la direction
Préparation du budget et des étapes budgétaires avec la directrice et suivi consommation des différentes lignes budgétaires et des relations avec la cellule de gestion (actualisation et mise à jour PPI/PPF)

Vos compétences à mobiliser ou à développer sont les suivantes :

Maîtriser les techniques de secrétariat et d’accueil téléphonique ainsi que les outils bureautiques (Word, Excel, Intranet /Internet, logiciels Progos et Coriolis)
Savoir planifier et hiérarchiser ses tâches en fonction des urgences
Maîtriser les règles d’orthographe et de grammaire

Posséder le sens de l’organisation
Avoir le sens du travail en équipe
Posséder des capacités d’adaptation et de réactivité
Prendre des initiatives et être force de proposition

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