Job Opportunities in France
September 20, 2024
Région Centre-Val de Loire
Orléans
OTHER
Assistant.e Administratif.ve au service"Pilotage des Ressources"- Direction de l'économie (H/F)
Vos missions d'assitant.e administratif.ve seront les suivantes :
Traitement des dossiers entreprises/associations et gestion des courriers (80 %):
Assistanat (20%) :
Dans le cadre de ces missions, vous vous développerez ou mobiliserez les compétences suivantes :
Connaître les services, l’organisation et les instances de décision de la Région
Maitriser le champ d’activité et d’intervention de la Direction de l’Economie
Maîtriser les procédures de gestion et d’instruction administrative
Maîtriser les techniques de secrétariat, l’orthographe et la syntaxe
Maîtriser les outils bureautiques ainsi que l’outil de comptabilité (Progos, Ged/Alfresco)
Savoir identifier les priorités, planifier et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
Faire preuve de discernement, de réactivité dans les commandes de travail
Posséder le sens des relations humaines et le sens du travail d’équipe
Développer une capacité d'initiative
Posséder des capacités d’adaptation et de communication
Traitement des dossiers entreprises/associations et gestion des courriers (80 %):
- contrôler des pièces
- saisir et enregistrer des dossiers sur dans le progiciel PROGOS (création du bénéficiaire et du dossier subvention/avance)
- échanger des informations avec les chargé.e.s de mission territorialisé.e.s (Maisons de Région Centre – Val de Loire) et les chargé.e.s de mission de la Direction
- établir des courriers d’avenant
- finaliser les pièces juridiques liés aux contrats (délibération, conventions, avenants…)
- échanger avec la cellule de gestion sur les dossiers mis au paiement
- assurer la relance d’entreprises nécessaire aux paiements des contrats
Assistanat (20%) :
- filtrer et orienter les appels téléphoniques, prendre les messages
- informer et renseigner : les agents, les services, les partenaires et entreprises concernant leurs demandes et la procédure à suivre
- réserver des salles
- assurer l’organisation de rendez-vous, de réunions
- mettre en forme des courriers, des notes, des rapports, des tableaux
- assurer le suivi des courriers et des parapheurs
- épauler les chargés de mission sur les tâches administratives
- assurer la polyvalence au sein du pôle Ressources de la direction
- gérer les boîtes mails « génériques » de la Direction de l'Economie
- contribuer au traitement des process transversaux internes à la collectivité (RGPD, archivage, …)
Dans le cadre de ces missions, vous vous développerez ou mobiliserez les compétences suivantes :
Connaître les services, l’organisation et les instances de décision de la Région
Maitriser le champ d’activité et d’intervention de la Direction de l’Economie
Maîtriser les procédures de gestion et d’instruction administrative
Maîtriser les techniques de secrétariat, l’orthographe et la syntaxe
Maîtriser les outils bureautiques ainsi que l’outil de comptabilité (Progos, Ged/Alfresco)
Savoir identifier les priorités, planifier et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
Faire preuve de discernement, de réactivité dans les commandes de travail
Posséder le sens des relations humaines et le sens du travail d’équipe
Développer une capacité d'initiative
Posséder des capacités d’adaptation et de communication
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