September 20, 2024

Conseil départemental de la Nièvre

Nevers

Assistant(e) administratif(ve) – Cabinet du Président

Cabinet du

Missions principales du poste

– Gestion des invitations à destination du Président et des Élus
– Tâches diverses de secrétariat
– Gestion des frais de déplacement des Élus
– Gestion des cérémonies officielles nationales

Description des activités à réaliser pour chaque mission

Invitations : (gestion quotidienne)

gestion des invitations reçues par le Président, en lien avec l’agenda du Président et des Élus
> transmettre par mails aux Élus les représentations demandées par le Président
> répondre aux différents partenaires externes sur la présence ou non du Président et des Élus : par mails ou par courriers
> mettre à jour le tableau de suivi des invitations : enregistrer les invitations, les réponses reçues des Élus et celles transmises aux partenaires
> Créer un agenda « invitations » (outil partagé au Cabinet)

Informer les élus des déroulé des réunions et/ou des représentations (prise de parole, etc.)
> Veiller à la présence d’un élu, s’assurer des horaires de présence nécessaires

Secrétariat : (gestion quotidienne)

gestion de la boite mail « secrétariat président » en lien avec les secrétaires du Cabinet
en l’absence des collègues : gestion du courrier quotidien, des parapheurs
rédiger des accusés de réceptions pour les mails reçus sur Webmaster/boîte contact du Site internet de la collectivité et transmission au service concerné

Frais de déplacement des élus : (gestion trimestrielle)

saisir les frais des élus dans le logiciel dédié ; mandatement géré par la Direction des Finances
actualiser le tableau de suivi

Gestion du système informatique dans les salles de réunions du Cabinet : (gestion quotidienne)

> Mise en marche du matériel + lancement des projections, des enregistrements et des visioconférences

Réservation des salles de réunions du Cabinet

en fonction des demandes internes et externes et s’assurer du fonction de la régie (visio, micro, vidéo-projecteur

Cérémonies :

assurer le suivi des cérémonies officielles nationales
> gérer la représentation du Président par les Élus
> commander des raquettes de fleurs, liaison directe avec les fleuristes par téléphone et confirmation de la commande par mail
> transmission de la demande d’engagement et du mandatement : gérée par la gestionnaire financière du Cabinet

Avis d’obsèques Journal du Centre – condoléances du Président (en l’absence de la secrétaire du Président)

> transmettre carte de condoléances aux familles des personnes décédées sur le canton du Président et autres personnes, suivant la demande du Président

Connaissances théoriques et savoirs faire

Niveau requis :

BAC PRO ou BTS Assistant(e) de direction
être en mesure de traiter, renseigner et transmettre une information dans les délais requis
bonne connaissance de l’institution, du territoire, des Élus et de leurs délégations
être méthodique et rigoureux(se)
maitrise des outils bureautique