Job Opportunities in France


September 20, 2024

Conseil départemental de la Nièvre

Nevers


Assistant(e) administratif(ve) – Cabinet du Président

Cabinet du
Missions principales du poste
– Gestion des invitations à destination du Président et des Élus
– Tâches diverses de secrétariat
– Gestion des frais de déplacement des Élus
– Gestion des cérémonies officielles nationales
Description des activités à réaliser pour chaque mission
Invitations : (gestion quotidienne)
  • gestion des invitations reçues par le Président, en lien avec l’agenda du Président et des Élus
  • > transmettre par mails aux Élus les représentations demandées par le Président
  • > répondre aux différents partenaires externes sur la présence ou non du Président et des Élus : par mails ou par courriers
  • > mettre à jour le tableau de suivi des invitations : enregistrer les invitations, les réponses reçues des Élus et celles transmises aux partenaires
  • > Créer un agenda « invitations » (outil partagé au Cabinet)
  • Informer les élus des déroulé des réunions et/ou des représentations (prise de parole, etc.)
  • > Veiller à la présence d’un élu, s’assurer des horaires de présence nécessaires
Secrétariat : (gestion quotidienne)
  • gestion de la boite mail « secrétariat président » en lien avec les secrétaires du Cabinet
  • en l’absence des collègues : gestion du courrier quotidien, des parapheurs
  • rédiger des accusés de réceptions pour les mails reçus sur Webmaster/boîte contact du Site internet de la collectivité et transmission au service concerné
Frais de déplacement des élus : (gestion trimestrielle)
  • saisir les frais des élus dans le logiciel dédié ; mandatement géré par la Direction des Finances
  • actualiser le tableau de suivi
Gestion du système informatique dans les salles de réunions du Cabinet : (gestion quotidienne)
  • > Mise en marche du matériel + lancement des projections, des enregistrements et des visioconférences
Réservation des salles de réunions du Cabinet
  • en fonction des demandes internes et externes et s’assurer du fonction de la régie (visio, micro, vidéo-projecteur
Cérémonies :
  • assurer le suivi des cérémonies officielles nationales
  • > gérer la représentation du Président par les Élus
  • > commander des raquettes de fleurs, liaison directe avec les fleuristes par téléphone et confirmation de la commande par mail
  • > transmission de la demande d’engagement et du mandatement : gérée par la gestionnaire financière du Cabinet
Avis d’obsèques Journal du Centre – condoléances du Président (en l’absence de la secrétaire du Président)
  • > transmettre carte de condoléances aux familles des personnes décédées sur le canton du Président et autres personnes, suivant la demande du Président
Connaissances théoriques et savoirs faire
Niveau requis :
  • BAC PRO ou BTS Assistant(e) de direction
  • être en mesure de traiter, renseigner et transmettre une information dans les délais requis
  • bonne connaissance de l’institution, du territoire, des Élus et de leurs délégations
  • être méthodique et rigoureux(se)
  • maitrise des outils bureautique
Savoir être / posture professionnelle
  • adaptabilité
  • réactivité
  • discrétion professionnelle +++
  • autonomie
  • capacité rédactionnelle et relationnelle
postulez sur www.nievre.fr/le-departement/recrutements

Latest Job Opportunities


September 22, 2024

La Banque Postale
Juriste M&A confirmé– partenariats stratégiques F/H

Paris

View Details

September 22, 2024

APPARTCOLOC
Assistant Administratif (H/F)

Paris 2e

OTHER

View Details

September 22, 2024

Welcome at Work
Hôte d'accueil et évènementiel F/H - Temps partiel

Paris

OTHER

View Details

September 22, 2024

BABILOU PARIS BOURSAULT
Auxiliaire petite enfance H/F

Paris 17e

OTHER

View Details

September 22, 2024

Salonletoile
Prothésiste ongulaire H/F indépendant

Clichy-sous-Bois

OTHER

View Details

September 22, 2024

BLOOM HOUSE
Chef(fe) de rang F/H

Paris

OTHER

View Details

September 22, 2024

Oceania Paris Porte de Versailles
Commis de salle F/H

Paris

OTHER

View Details

September 22, 2024

A7 Management
Homme de ménage H/F

Saint-Prix

OTHER

View Details

September 22, 2024

BARRE-SA
Employé polyvalent livraison/débit matière

Brie-Comte-Robert

OTHER

View Details

September 22, 2024

Magnum 150cl
Chef de rang H/F

Paris 17e

OTHER

View Details

Similar Jobs


September 10, 2024

Galileo Global Education France
Assistant(e) Comptable en alternance à Tours

Tours

OTHER

View Details

September 10, 2024

Galileo Global Education France
Assistant(e) RH en alternance à Tours

Tours

OTHER

View Details

September 11, 2024

Barrière
Assistant(e) RH

Jeux-lès-Bard

OTHER

View Details

July 18, 2024

ISCOD
Alternance Assistant(e) commercial - Sens (F/H)

Sens

OTHER

View Details

April 23, 2024

Élivie
Assistant(e) administratif(ve)

Dijon

OTHER

View Details

September 10, 2024

SCM 3K AMIENS
Recherche Assistant(e) de Direction Souriant(e) et Polyvalent(e) pour Cabinet Dentaire Spécialisé

Amiens

OTHER

View Details

New Jobs from This Company


September 9, 2024

Conseil départemental de la Nièvre
Responsable de recrutement et de l’accompagnement des agents (H/F)

Nevers

View Details