Job Opportunities in France
September 12, 2024
Région Normandie
Caen
OTHER
Assistant de direction (F/H)
La Direction de la Formation Tout au Long de la Vie (DFTLV) organise et finance la mise en œuvre des dispositifs de formation à destination des demandeurs d’emploi et les formations du secteur sanitaire et social. Elle accueille chaque année dans ses dispositifs environ 25 000 stagiaires et 10 000 élèves ou étudiants, finance des dispositifs de formation à hauteur de 250 M€, en s’appuyant sur un réseau d’environ 200 structures de formation sur toute la Normandie.
L'équipe de direction est composée d'une directrice, de deux directeurs adjoints et de sept services.
L'assistant de direction fait partie du comité de direction, à ce titre il est un appui de la direction, en termes d'organisation, de communication, d'information, d'accueil, de suivi de dossiers et de classement.
Connaissances et compétences attendues
L'équipe de direction est composée d'une directrice, de deux directeurs adjoints et de sept services.
L'assistant de direction fait partie du comité de direction, à ce titre il est un appui de la direction, en termes d'organisation, de communication, d'information, d'accueil, de suivi de dossiers et de classement.
- Planifier et préparer les réunions internes ou avec des partenaires en lien avec les services concernés ;
- Organiser les réunions de l’équipe de direction ;
- Rédiger des courriers, notes, rapports et comptes rendu ;
- Assurer le suivi et la traçabilité des courriers pour l'ensemble de la direction (application de gestion de courrier Elise) ;
- Assurer le lien avec le secrétariat des élus pour faciliter les réponses à apporter ;
- Coordonner les secrétariats de la direction (5 agents) ;
- Etre garant de la bonne articulation entre les sites de Caen et Rouen (direction bi-sites) ;
- Assurer l'accueil téléphonique et physique de la direction sur le site de Caen ;
- Faciliter la mise en œuvre les actions du projet de direction et les projets identifiés comme prioritaires ;
- Evaluer les avancées et organiser des temps de restitution ;
- Créer et suivre des tableaux de bords permettant la transversalité entre les différents services et/ou directions ;
- Etre force de propositions (partage d’activités, outils, développement de nouvelles pratiques, …) ;
- Assurer la veille documentaire dans les domaines de la formation.
Connaissances et compétences attendues
- Connaitre l’environnement de la formation professionnelle ;
- Connaitre les compétences et le fonctionnement des collectivités territoriales et notamment de l'institution Régionale ;
- Disposer d'une aisance rédactionnelle ;
- Être en capacité à coordonner le travail d'une équipe ;
- Maitriser les méthodes et techniques de gestion administrative (planification, organisation) et de communication ;
- Maitriser Office 365 ;
- Etre organisé, méthodique, rigoureux et autonome ;
- Savoir prioriser ;
- Etre force de proposition ;
- Savoir anticiper et respecter les délais impartis ;
- Être relais d’information vers son manager (veille/alerte).
- Aisance relationnelle, discernement et diplomatie ;
- Discrétion et respect de la confidentialité ;
- Rendre compte à la hiérarchie ;
- Ecoute et esprit d'équipe.
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