Job Opportunities in France

1. Gestion administrative

• Assurer la mission de référent (suppléant) courrier de la direction : gestion du courrier papier et électronique entrant et sortant

• Rédiger et mettre en forme des courriers, assurer l'archivage des dossiers

• Préparer les commissions 3 : relecture et mise en forme des délibérations, compilation des rapports, envoi des convocations, ordres du jour et rapports, réservation des salles et matériels nécessaires, installation des salles, relevé et compilation des comptes rendus après la commission puis transmission aux assemblées…

2. Organisation et suivi logistique de la direction

• Assurer l'accueil physique et téléphonique de la direction et la mission de référente archivage

• Gérer le suivi des procédures de la direction

• Gérer les commandes de fournitures

3. Appui aux politiques mises en œuvre

• Assurer l’exécution des tâches administratives induites par la délégation de gestion des aides à la pierre de l’État et la gestion des fonds propres de GBM

• Gérer les conventions : mise en parapheur, reproduction, envois

• Etre le référent-adjoint des demandes de garanties d’emprunt : suivi des contrats de prêt et convention

• Gérer la notification des décisions de subvention et envoi des copies aux services compétents

• Mettre à jour les tableaux de suivi

4. Référent finances : suivi comptable, financier et budgétaire de la direction

• Participer à l’élaboration du budget primitif de la direction et des décisions modificatives (saisie, extraction de données…)

• Assurer le suivi de l’exécution des budgets en dépenses et en recettes et ajustement des crédits

• Participer aux réunions organisées par le service des Finances, alertes, coordination

• Suivre les décisions délibératives et engagement des crédits votés

• Etablir les bons de commande et traiter les factures (liquidations, pré-mandatements, inventaire)

• Réaliser et diffuser les tableaux de synthèse et de suivi

• Suivi financier du fonctionnement des aires d’accueil des gens du voyage (reconstitution de la régie…)

5. Référent marchés : suivi des procédures administratives liées aux marchés publics

• Assurer le suivi de la procédure d’élaboration et la saisie des pièces, ainsi que le suivi des demandes et la réception des offres

• Assurer le suivi des signatures des marchés, l' envoi en préfecture pour visa, l'envoi et suivi des attributions de marchés

• Vérifier la conformité des procédures administratives, préparer des documents de suivi des décisions administratives

6. Référent Ressources Humaines :

• Etre le 1er interlocuteur sur les sujets Ressources Humaines des agents de la Direction (formations, missions, carrière, etc...)

• Gérer les recrutements temporaires de la Direction

• Sens du travail en équipe

• Rigueur et sens de l'organisation

• Autonomie et sens des responsabilités

• Capacités relationnelles avérées

• Discrétion professionnelle

• Capacités rédactionnelles et maîtrise de la communication orale

• Maîtrise de la bureautique