Sous la supervision générale de la direction générale du Centre de santé, la personne est responsable de fournir une aide administrative confidentielle de niveau supérieur à la direction générale et au conseil d’administration (CA). Elle travaille en étroite collaboration avec la direction générale pour exécuter des tâches administratives suivantes :
- Participer aux réunions du CA et de ses comités afin de rédiger les procès-verbaux et d’assurer les suivis.
- Conserver divers documents du CA pour les archives.
- Tenir à jour le Guide d’orientation et d’information du CA et le Manuel des politiques et procédures du CA.
- Coordonner certaines activités relatives au CA, notamment l’orientation des nouveaux membres.
- Assurer la liaison entre la direction générale et le personnel, au besoin.
- Rédiger la correspondance courante de la direction générale.
- Aider à la gestion du calendrier de la direction générale.
- Coordonner la traduction et la révision de divers documents administratifs et de documents destinés au public et en faire la lecture d’épreuves.
- Aider à la préparation de présentations, de rapports, de notes de service et de messages variés.
- Fournir un appui pour la mise à jour des politiques et des procédures du Centre.
- Assurer la liaison auprès du service financier pour la direction générale aux fins des questions de base.
- Contribuer à la planification, à la mise en œuvre et à l’évaluation annuelle des initiatives opérationnelles qui reflètent les orientations stratégiques du Centre et participer à celles des organismes partenaires.
- Faire preuve de diligence, de confidentialité et de loyauté dans ses rapports avec son employeur.
- Connaitre et respecter toutes les politiques, procédures et normes organisationnelles, de même que les exigences d’ordre législatif, réglementaire et professionnel, et relatives à l’agrément.
- Effectuer d’autres tâches et fonctions reliées à la présente description de poste qui ne vont pas au-delà des aptitudes et capacités décrites.
Under the general supervision of the Executive Director, the Executive Assistant is responsible for providing confidential, senior-level administrative support to the Executive Director and the Board of Directors (BOD). The Executive Assistant works closely with the Executive Director to perform the following administrative duties:
- Participate in BOD and Committee meetings in order to record the minutes and follow up as required.
- Save various BOD documents for the archives.
- Update the Board of Directors Orientation and Information Guide and the BOD Policies and Procedures Manual.
- Coordinate certain BOD activities, in particular the orientation of newly-appointed Board members.
- Liaise between the Executive Director and staff as required.
- Draft routine correspondence for the Executive Director.
- Help manage the Executive Director’s agenda.
- Coordinate translation and revision of administrative documents and documents addressed to the public, and proofread them.
- Help prepare presentations, reports, memos and various messages.
- Provide support for updating the Centre’s policies and procedures.
- Liaise with the Finance Department on behalf of the Executive Director for basic information.
- Contribute to the planning, implementation and annual evaluation of operational initiatives that reflect the strategic directions of the Centre, and participate in initiatives of partner organizations.
- Demonstrate diligence, confidentiality and loyalty in dealings with employer.
- Know and comply with all organizational policies, procedures and standards, as well as legislative, regulatory, professional and accreditation requirements.
- Perform other tasks and duties related to this job description that do not exceed the skills and abilities described.