September 20, 2024

graduate institute

Genève

PART TIME & INTERN & OTHER

Stage Réceptionniste (F/H/D)

L'Institut de hautes études internationales et du développement recrute un/une

Stage Réceptionniste (F/H/D)
DEPARTEMENT : FACILITY MANAGEMENT

CONTRAT: STAGE

TAUX D'ACTIVITE. 60%-100%, SOIT 24H A 40H/SEMAINE

DEBUT DU CONTRAT: DES QUE POSSIBLE

Présentation du service :

Le Facility Management joue un rôle crucial dans le maintien et l’optimisation de nos installations et de nos infrastructures. Leur objectif est de garantir un environnement de travail sûr, propre et efficace pour tous. L’Institut est réparti sur plusieurs sites tels que la Maison de la paix, Maison des étudiants, Résidence étudiantes de Grand Morillon, Villa Barton, entre autre.

Votre rôle :

Sous la responsabilité du Directeur FM et au sein de l’équipe Réception, vous aurez l’opportunité de travailler différents aspects de l’accueil « clientèle » et ainsi développer des compétences clés et enrichissantes dans un environnement international.

Vos principales responsabilités:

À la Maison de la Paix (lieu principal)

Accueillir les visiteurs, étudiant.es, membres du personnel, les Professeur.es avec professionnalisme et courtoisie.
Répondre aux appels téléphoniques, filtrer et rediriger les appels vers les services appropriés.
Assurer diverses tâches administratives, telles que la gestion du courrier, des mails.
Aider
Aider à la gestion et à la réservation des salles de réunion et autres espaces communs.
Fournir un soutien logistique lors d'événements et de réunions organisés (internes et externes)

À la résidence étudiante :

Accueillir des résident.es. lors de leur arrivée, séjour et départ sur les différents sites
Identifier les besoins des résident.e.s, et être leur point de référence et d’information principal.
Participer aux états des lieux et inventaires d’arrivée et de sorties en lien avec le service de gestion
Être le point d’entrée pour tout type de demandes (plaintes, problèmes techniques, informations générales, demandes d’intervention, etc) et assurer le lien avec les services concernés (administratif, technique, sécurité, nettoyage)
Etablir les listes de départs et arrivées destinées aux équipes administratives et techniques (pour la préparation des chambres : réparations, nettoyages).
Gérer les éventuels litiges ou conflits en 1ère ligne

Pour réussir dans ce rôle, il vous faut:

Être actuellement en école de management hôtelier ou similaire
Maîtrise des outils bureautiques (MS Office) et des systèmes de gestion de courriers électroniques.
Compétences interpersonnelles et de communication orale et écrite en français et en anglais (C1 minimum).
Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais.
Capacité à travailler de manière autonome et en équipe, avec une attitude proactive.
Capacité à résister au stress en période d’affluence
Présentation soignée, sourire naturel et sens du contact

Ce que nous allons pouvoir vous apporter :

Chères étudiantes, chers étudiants, Geneva Graduate Institute est heureux d'offrir une opportunité de stage enrichissante pour un.e Réceptionniste au sein de notre Département de Facility Management. Ce stage est idéal pour les étudiant.es souhaitant acquérir une expérience précieuse dans un environnement académique international et dynamique.

Comment postuler?

Nous vous invitons à soumettre un dossier complet au format PDF avec les documents suivants :

1) une lettre de motivation

2) un CV

Nous sommes un employeur qui respecte l'égalité des chances et valorisons la diversité au sein de notre entreprise. Nous ne pratiquons aucune discrimination fondée sur l'âge, l'état civil, le handicap, la race, l'origine nationale, la couleur, le sexe, l'orientation sexuelle ou la religion.

Pour plus d'informations, les candidats sont invités à consulter le site Internet de l'Institut : graduateinstitute.ch

Veuillez noter que les offres reçues par courrier ne seront pas prises en compte.