Job Opportunities in Saudi Arabia

· تقديم الدعم الإداري والمكتبي إلى الإدارات أو الأفراد التنفيذيين
· جدولة الاجتماعات وترتيب غرف الاجتماعات
· تبليغ المدير حول اية إلغاءات للإجتماعات أو اقرار اجتماعات جديدة.
· إدارة اجراءات السفر والجدول الزمني الخاص بها.
· التعامل مع الطلبات الخاصة بالحصول على المعلومات مباشرة وتوفيرها بأسرع وقت ممكن.
· إعداد المراسلات والبريد بصورة شاملة
· ترتيب البريد الصادر والوارد توثيقه وتسجيله وترقيمه
· إعداد التقارير الإحصائية وإدارة جداول البيانات.
· استقبال الزوار وتحيتهم.
· إعداد الوثائق السرية والحساسة والتعامل معها بأمانة وإخلاص
· تنسيق أنشطة إدارة المكاتب.
· تحديد المسائل ذات الأولوية القصوى والتعامل معها وفقا لذلك
· إعداد جدول أعمال الاجتماعات ومتابعة توزيعه والتأكد من تسليمه للمعني شخصيا
· التعامل بحرفية مع الاوامر الشفهية والعمل على صنع القرار بها
· المساعدة في إعداد ميزانية المكتب
· تنظيم وترتيب الانشطة في المناسبات والاحتفالات.
· تنظيم وانجاز كافة الإجراءات المكتبية.
· عمل تنسيق وارشفة خاصة بمهمات السفر للمدير المباشر؛ وجمع كافة البيانات الخاصة بها والاحتفاظ بقسائم السفر وعمل سجلات بذلك
· التعامل بحرفية مع المعدات المكتبية، مثل أجهزة الكمبيوتر - آلة التصوير والماسح الضوئي وغيرها
· تنسيق اللجان وفرق العمل ومتابعة سير عملها
· نظام حفظ الملفات باستخدام [ تقنية ], ‎Filing system.ترميز المحفوظات.
· متابعة التوجيهات والتعليمات الصادرة من المدير والتي تم احالتها للمسؤولين التنفيذيين.
· استقبال وتحويل المكالمات الهاتفية.
· توجيه العملاء إلى الجهات المختصة اوالموظف المختص
· الحفاظ على سلامة جميع الأنظمة الإلكترونية ومتابعه صيانتها اولا بأول.
· التوقيع على الطرود البريدية المحمولة جواً .
· العمل خارج اوقات الدوام الرسمي ان تطلب الأمر.
· القيام بأي مهمة اخرى قد يتم تكليفه بها .
· متابعة أعمال الإدارة أول بأول وتحديد الموضوعات التي تحتاج لمتابعة.
Job Types: Full-time, Contract
Contract length: 12 months
Application Deadline: 07/09/2022