Job Opportunities in Germany

Mitarbeiter*in im Büromanagement, an der Universitätsbibliothek, unbefristet

An der Universitätsbibliothek der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel ist zum 01.01.2025 die Stelle als
Mitarbeiter*in (m/w/d) im Büromanagement
unbefristet zu besetzen.
Die Eingruppierung erfolgt bei Vorlage der tariflichen Voraussetzungen in die Entgeltgruppe 6 TV-L. Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt die einer Vollbeschäftigung, zurzeit 38,7 Stunden. Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich. Gehen entsprechende Bewerbungen ein, wird geprüft, ob Teilzeitwünschen im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten entsprochen werden kann.
Die Universitätsbibliothek (UB) Kiel sorgt als zentrale Einrichtung der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel (CAU) für die bedarfsgerechte Literatur- und Informationsversorgung für Forschung und Lehre auf dem gesamten Campus mit rund 3.700 Universitätsbeschäftigten und 27.000 Studierenden. Die Aufgaben der zu besetzenden Stelle liegen im Bereich der allgemeinen Verwaltung (Personal, Haushalt).
Die Aufgaben:

• Personalsachbearbeitung im Arbeitsbereich der Hilfskräfteverwaltung (studentische Hilfskräfte und wissenschaftliche Hilfskräfte gem. §69 HSG-SH) der UB Kiel: Vorbereitung von Einstellungsverfahren, Arbeitsverträgen und Vergütungszahlungen, Kommunikation mit den Interessenvertretungen, Datenerfassung im Verwaltungssystem SVA, Anlegen und Führen der Personalakten, Kontrolle und Bearbeitung der Urlaubs- und Krankheitszeiten

• Sachbearbeitung im Arbeitsbereich der Rechnungsstelle: Bearbeitung eingehender Rechnungen, Führung von Haushaltsüberwachungslisten, Kontrolle der Ausgaben und Einnahmen im Buchungssystem Mach Web, Bearbeitung von Zahlungsvorgängen, Betreuung der Zahlstelle, Inventarisierungen

Ihr Profil:

• Eine mit mindestens gutem Erfolg abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten oder zur*zum Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement

• Berufliche Erfahrung in einem der genannten Ausbildungsberufe von mindestens einem Jahr

• Kenntnis der Arbeitsabläufe in der Personalsachbearbeitung
• Kenntnis der Arbeitsabläufe in der Rechnungsbearbeitung oder die Fähigkeit, sich in diese Bereiche einzuarbeiten.
• Sehr gute Kenntnisse in der Nutzung gängiger Bürokommunikations- und Office-Software und von WWW-Anwendungen
• Zielorientiertes, sorgfältiges, strukturiertes und termingerechtes Arbeiten
• Soziale und kommunikative Kompetenz sowie Verantwortungsbewusstsein
• Belastbarkeit und Flexibilität

Unser Angebot:

• Eine abwechslungsreiche, eigenverantwortliche und vielfältige Tätigkeit in einem engagierten, innovativen Umfeld mit der Möglichkeit, Entwicklungen mitzugestalten
• Tarifliche Vergütung inkl. Jahressonderzahlung
• Eine gute Work-Life Balance durch die Möglichkeit der variablen Arbeitszeit
• Mitarbeiterkonditionen (z.B. Mensa, Hochschulsport)
• 30 Tage Erholungsurlaub pro Jahr
• Jobticket für den ÖPNV
• Eine betriebliche Altersvorsorge mit hoher Zuzahlung durch den Arbeitgeber
• Einen sicheren Arbeitsplatz beim Land sowie ein universitäres Umfeld mit seiner lebendigen und internationalen Atmosphäre
• Zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten

Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel versteht sich als moderne und weltoffene Arbeitgeberin. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig Ihres Alters, Ihres Geschlechts, Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität. Wir fördern die Gleichberechtigung der Geschlechter.
Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel setzt sich für die Beschäftigung von Menschen mit Behinderung ein: Bewerbungen von Schwerbehinderten und ihnen Gleichgestellten werden bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Ausdrücklich begrüßen wir es, wenn sich Menschen mit Migrationshintergrund bei uns bewerben.
Ihre vollständige Bewerbung mit Anschreiben, Lebenslauf, Arbeitszeugnissen und Zertifikaten richten Sie bitte bis zum 01.12.2024 Bewerbungsfrist als eine PDF-Datei unter dem Kennwort „Sachbearbeitung Rechnungsstelle“ an: sekretariat@ub.uni-kiel.de.
Auf die Vorlage von Lichtbildern/Bewerbungsfotos verzichten wir ausdrücklich und bitten daher, hiervon abzusehen.
Für Fragen stehen Ihnen Herr Dr. Hentschel und Herr Stein gerne zur Verfügung. Bitte senden Sie eine Mail an hentschel@ub.uni-kiel.de und/oder vstein@ub.uni-kiel.de, um einen Gesprächstermin zu vereinbaren.
Bitte beachten Sie, dass Bewerbungen, die lediglich einen Lebenslauf enthalten, als unvollständig gelten und im weiteren Verfahren leider nicht berücksichtigt werden können.
Hier können Sie die Stellenausschreibung als pdf-Dokument herunterladen.