Job Opportunities in Germany

• Büroorganisation und Koordination: Sie übernehmen die Leitung des Büros und koordinieren eigenständig Termine, Veranstaltungen und Meetings – von der Vorbereitung bis hin zur Nachbereitung
• Bearbeitung komplexer Sachverhalte: Sie bereiten komplexe Themen auf und sorgen für eine effiziente Weiterverarbeitung durch das Team. Dabei koordinieren Sie auch Zuarbeiten und sorgen für einen reibungslosen Informationsfluss
• Kommunikation und Protokollführung: Sie sind Ansprechperson für interne und externe Partner und führen Protokolle bei Besprechungen und Veranstaltungen
• Berichtswesen und Statistik: Sie erstellen Statistiken, Berichte und Dokumentationen, die für die Bibliotheksleitung und andere Stakeholder von Bedeutung sind
• Beschaffungsmanagement: Sie unterstützen bei der Vorbereitung und Organisation von Beschaffungsvorgängen und sorgen dafür, dass alle Schritte gut abgestimmt sind
• Projektmanagement: Sie wirken aktiv an Projekten mit, unterstützen bei der Planung und begleiten die Umsetzung bis zum Abschluss
• Personaladministration: Sie entlasten die Leitung bei der Personalverwaltung, unterstützen bei Stellenausschreibungen und Auswahlverfahren und tragen zur effizienten Organisation des Personaleinsatzes bei
• Abwesenheitsmanagement: Sie kümmern sich um die PEP-Dokumentation von An- und Abwesenheiten und gewährleisten einen reibungslosen Ablauf in der Personalplanung
• Fort- und Weiterbildung: Sie koordinieren Fort- und Weiterbildungen sowie Dienstreisen und kümmern sich um die Abrechnung
• Öffentlichkeitsarbeit und Webgestaltung: Sie unterstützen bei der regelmäßigen Aktualisierung und Gestaltung des Webauftritts der Medizinischen Bibliothek und erstellen Präsentationen sowie Informationsmaterialien für interne und externe Zwecke

• Abgeschlossenes Studium (Bachelor) im Bereich Bibliotheks-/ Informationswissenschaft oder in den Bereichen Verwaltung, Management, Wirtschaft oder mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Büromanagement/ Leitungsassistenz
• Kenntnisse gängiger Verwaltungsvorgaben und Haushaltsvorschriften
• Erfahrung im Bereich Personalverwaltung, Stellenbesetzungsverfahren von Vorteil
• Kenntnisse des Beschaffungsrechts
• Kenntnisse der Arbeitsgebiete und Geschäftsgänge wissenschaftlicher Bibliotheken von Vorteil
• Erfahrung in der Arbeit mit einem Contentmanagementsystem (bevorzugt TYPO3) von Vorteil
• Sichere Beherrschung von Standard-Bürokommunikationssoftware (insbesondere erweiterte Microsoft Excel-Kenntnisse)
• Gute Kenntnisse gängiger Internetanwendungen
• Befähigung zum selbstständigen Arbeiten sowie Teamfähigkeit
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Servicebewusstsein
• Bereitschaft zur Weiterbildung
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
• Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum
• Interkulturelle Teamveranstaltungen, gut strukturiertes Onboarding mit netten Kolleginnen und Kollegen
• Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
• Zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche Altersvorsorge
• Zertifizierung als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen seit 2007 - Hier
  finden Sie weitere Informationen

• Entgeltgruppe E9b TVöD VKA-K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation, die jeweilige Erfahrungsstufe errechnet sich aus den geleisteten Berufsjahren. Das Jahresgehalt (brutto) ist für eine Vollzeitstelle ohne Jahressonderzahlung, Zulagen und Zusatzdiensten angegeben.
• Die Arbeitszeit ist in Teilzeit und Vollzeit bis zu 39 (ab 01.01.2025 38,5) Stunden möglich
• Die Bewerbungsfrist endet am: 08.12.2024
• Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard

Faire Löhne und Arbeitskonditionen

Familie und Beruf sind an der Charité vereinbar

Leben und Arbeiten in Berlin