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Postuler avant le 20 octobre 2024
Direction Protocole – Secteur Protocole et Invitations

Cadre d’emplois des adjoints administratifs territoriaux
A temps complet

Publié le 20 septembre 2024
Filière : Administrative
Catégorie : C

Pourquoi ce poste pourrait vous intéresser ?

• Un environnement stimulant où vous pourrez exercer votre métier avec des projets d’envergure et à forts enjeux ;
• Des valeurs employeurs partagées: solidarité, proximité, diversité, égalité professionnelle femme / homme, inclusion, transition écologique ;
• Un accueil privilégié : dispositif d'intégration avec temps dédié d’information et de découverte des équipements et des différents sites composants nos entités ;
• Une organisation du temps de travail qui favorise la bonne adéquation vie professionnelle / vie privée;
• Des opportunités de carrière: campagnes de promotion interne et d’avancement de grade annuelles avec un récent passage du taux d’avancement de grade à 100%, formations internes et externes sur vos thématiques métiers ou pour évoluer et déployer pleinement votre potentiel professionnel.

En synthèse, en nous rejoignant, vous pourrez vous épanouir au sein d’une entité dynamique, solidaire avec de belles valeurs dont les agentes et agents sont sincèrement investis au quotidien, au bénéfice des habitants et des habitantes du territoire de la Ville de Poitiers et de Grand Poitiers. C’est un métier qui fait sens !

Vos activités

Placé·e sous l’autorité du responsable du Secteur Protocole et Invitations, vous serez chargé·e de seconder le responsable du Secteur Protocole et Invitations dans ses fonctions d’organisation des activités protocolaires. Vos missions :

Gestion administrative du secteur

• Accueil physique et téléphonique
• Gestion des boîtes de réception
• Rédaction et mise en forme de documents selon la charte rédactionnelle des deux collectivités (notes, courriers, compte-rendu des réunions du Protocole-Invitations …)
• Utilisation du logiciel interne des manifestations, d’un service de formulaires en ligne, d’une billetterie
• Conception et suivi de tableaux de bord…
• Réalisation hebdomadaire de l’information des manifestations pour les élus Ville et les élus Grand Poitiers
• Mise à jour de la base de contacts
• Gestion des stocks des objets promotionnels et distribution aux associations selon les demandes
• Classement et archivage des dossiers

Participation à l’organisation des manifestations protocolaires

• Réponse aux courriers des demandeurs ;
• Participation à l’organisation des cérémonies militaires, en collaboration avec la préfecture et les associations d’anciens combattants ;
• Veille avec le Secteur Secrétariat des élus – Représentations de la Maire et de la Présidente, à la présence d’un élu de la Ville de Poitiers et de Grand Poitiers sur les manifestations
• Aide à la mise en œuvre des événements protocolaires organisés par la Ville et Grand Poitiers : déroulé protocolaire, ordres des discours, accueil des personnalités, chevalets, plans de table, transmission des micros lors des réunions …
• Accompagnement physique des élus lors des temps forts des collectivités et des manifestations de la Ville, Grand Poitiers ou le CCAS ;
• Réalisation des cartons d’invitation, sur la forme et sur le fond, conformément à la charte graphique des 2 collectivités (logiciel In Design)
• Vérification de la liste des destinataires pour chaque invitation, en lien avec les services de la collectivité ;
• Envoi des cartons d’invitations pour validation auprès des partenaires extérieurs après validation du cabinet ;
• Envoi des cartons d’invitation des différentes manifestations
• Suivi des retours

Votre profil

Savoir-faire :

• Excellente expression orale et écrite
• Maîtriser les règles d’orthographe, de grammaire, de syntaxe et de ponctuation.
• Prendre des notes et rédiger des comptes-rendus
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages,
• Renseigner les interlocuteurs et adapter son discours
• Maîtrise de l’outil informatique (Traitement de textes, Excel, …)
• Maîtrise des logiciels et services de formulaires en ligne suivants : In Design, GMA, GEMA, framaforms, billetterie.
• Maîtrise du décret du 13 septembre 1989 relatif aux cérémonies publiques, préséances, honneurs civils et militaires
• Connaître les services de la collectivité, les circuits et procédures administratives

Savoir-être :

• Être autonome et organisé
• Être discret et respecter les règles de confidentialité
• Prioriser ses activités quotidiennes
• Être disponible
• Être réactif
• Savoir travailler en équipe
• Être garant de l’image des collectivités

Conditions d’exercice des missions

• Permis B obligatoire

• Horaires de bureau, sauf en cas d’événements particuliers en soirée ou week-end (manifestations, cérémonies)
• Déplacements occasionnels sur Grand Poitiers (visites de repérage sur site, présence sur les évènements…)
• Poste basé à Hôtel de ville de Poitiers - 15 Pl. du Maréchal-Leclerc, 86000 Poitiers

Conditions de recrutement

Conformément au principe d’égalité d’accès à l’emploi public, ce poste est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le Code Général de la Fonction Publique et le décret régissant le cadre d’emplois correspondant. De plus, en application du décret n° 2019-1414 du 19 décembre 2019 et de la délibération n° 2009-0239 du 18 juin 2009, le poste peut être accessible aux contractuels à titre dérogatoire.
Les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent également prétendre à cet emploi par voie contractuelle (article L352-4 du Code Général de la Fonction Publique). Dans ce cadre, pour tout renseignement, merci de recontacter Monsieur Guillaume DUDOIGT, référent maintien dans l’emploi et handicap : guillaume.dudoigt@grandpoitiers.fr

Rémunération

Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime annuelle + participation mutuelle + prévoyance + CASC (Comité d’Activités Sociales et Culturelles).

Vous souhaitez plus de renseignements ?

Merci de contacter M Guillaume CLOUTIER Responsable du pôle Protocole et Logistique au 07 87 08 37 49 ou
guillaume.cloutier@grandpoitiers.fr ou Mme Pauline COLINET - Chargée de recrutement au 06 80 05 81 97.

Notre offre vous intéresse ?

Les candidatures avec lettre de motivation, CV, copie des diplômes, (si statutaire dernier arrêté administratif) sont à adresser à :
Mme la Présidente de Grand Poitiers Communauté urbaine
Hôtel de la Communauté urbaine de Grand Poitiers
84 RUE DES CARMELITES
86000 POITIERS
ou par mail à recrutement@grandpoitiers.fr
Tout dossier incomplet ne sera pas étudié