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September 25, 2024
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Assistent der Geschäftsleitung (w/m/d)
Stellenbeschreibung
Die/Der Executive Assistant leistet der Unternehmensholding (CFO, CPO und andere leitende Führungskräfte) hochrangige administrative und strategische Unterstützung. Die Rolle erfordert eine proaktive Verwaltung von Zeitplänen, die Koordination von Besprechungen, die Erstellung von Berichten und den diskreten Umgang mit vertraulichen Informationen.
Qualifikationen
Die/Der Executive Assistant leistet der Unternehmensholding (CFO, CPO und andere leitende Führungskräfte) hochrangige administrative und strategische Unterstützung. Die Rolle erfordert eine proaktive Verwaltung von Zeitplänen, die Koordination von Besprechungen, die Erstellung von Berichten und den diskreten Umgang mit vertraulichen Informationen.
- Führung der Kalender der Unternehmensholding
- Priorisierung der Besprechungsanfragen und Verantwortung eines effektiven Zeitmanagement
- Organisation von Reisen, Unterkünften und Reiserouten
- Vorbereitung der Agenden, Briefings und Präsentationen für Besprechungen
- Kontakt zu internen und externen Stakeholdern
- Hauptansprechperson für die interne und externe Kommunikation
- Verfassung von adressatengerechten E-Mails, Berichten und Präsentationen im Namen der Unternehmensholding
- Verwaltung der Korrespondenz und Sicherstellung der zeitnahen Bearbeitung
- Unterstützung des gesamten Führungsteam bei der Koordination und Verfolgung wichtiger Projekte
- Durchführung von Recherchen und Bereitstellung von Datenanalysen zur Entscheidungsfindung
- Kostenmanagement (Ausgaben, Rechnungen und Budgetverfolgung)
- Führung der Dokumentenverwaltungssysteme und Dateien auf dem neuesten Stand halten
- Unterstützung der Eventsplanung und -koordination für interne und externe Events
Qualifikationen
- Mindestens 5 Jahre Erfahrung in einer Führungsunterstützungsfunktion, idealerweise zur Unterstützung von Führungskräften der C-Suite
- Berufserfahrung in einem internationalen, dynamischen Umfeld
- Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse
- Nachgewiesene Fähigkeit, komplexe Zeitpläne zu verwalten und Aufgaben effektiv zu priorisieren
- Erfahrung in der Arbeit über mehrere Zeitzonen und mit Remote-Teams
- Gute Kenntnisse Microsoft Office und der Tools für die Zusammenarbeit
- Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Prioritäten zu verwalten
- Hervorragende Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten
- Hohes Mass an Diskretion und Vertraulichkeit
- Proaktive Fähigkeiten zur Problemlösung und Freude zum Detail
- Selbstständige und teamorientierte Arbeitsweise
- Fähigkeit in einem Umfeld zu navigieren, Einfluss zu nehmen und Ergebnisse zu erzielen, auch wenn Prozesse nicht definiert sind
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