Assistent der Geschäftsleitung (w/m/d)

September 25, 2024

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Stellenbeschreibung
Die/Der Executive Assistant leistet der Unternehmensholding (CFO, CPO und andere leitende Führungskräfte) hochrangige administrative und strategische Unterstützung. Die Rolle erfordert eine proaktive Verwaltung von Zeitplänen, die Koordination von Besprechungen, die Erstellung von Berichten und den diskreten Umgang mit vertraulichen Informationen.

Führung der Kalender der Unternehmensholding
Priorisierung der Besprechungsanfragen und Verantwortung eines effektiven Zeitmanagement
Organisation von Reisen, Unterkünften und Reiserouten
Vorbereitung der Agenden, Briefings und Präsentationen für Besprechungen
Kontakt zu internen und externen Stakeholdern
Hauptansprechperson für die interne und externe Kommunikation
Verfassung von adressatengerechten E-Mails, Berichten und Präsentationen im Namen der Unternehmensholding
Verwaltung der Korrespondenz und Sicherstellung der zeitnahen Bearbeitung
Unterstützung des gesamten Führungsteam bei der Koordination und Verfolgung wichtiger Projekte
Durchführung von Recherchen und Bereitstellung von Datenanalysen zur Entscheidungsfindung
Kostenmanagement (Ausgaben, Rechnungen und Budgetverfolgung)
Führung der Dokumentenverwaltungssysteme und Dateien auf dem neuesten Stand halten
Unterstützung der Eventsplanung und -koordination für interne und externe Events

Qualifikationen

Mindestens 5 Jahre Erfahrung in einer Führungsunterstützungsfunktion, idealerweise zur Unterstützung von Führungskräften der C-Suite
Berufserfahrung in einem internationalen, dynamischen Umfeld
Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse
Nachgewiesene Fähigkeit, komplexe Zeitpläne zu verwalten und Aufgaben effektiv zu priorisieren
Erfahrung in der Arbeit über mehrere Zeitzonen und mit Remote-Teams
Gute Kenntnisse Microsoft Office und der Tools für die Zusammenarbeit
Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Prioritäten zu verwalten
Hervorragende Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten
Hohes Mass an Diskretion und Vertraulichkeit
Proaktive Fähigkeiten zur Problemlösung und Freude zum Detail
Selbstständige und teamorientierte Arbeitsweise
Fähigkeit in einem Umfeld zu navigieren, Einfluss zu nehmen und Ergebnisse zu erzielen, auch wenn Prozesse nicht definiert sind