Job Opportunities in Sweden

Administrativ assistent till Fastighets- och gatukontorets kansli
Publicerad: 19 september 2024

Är du en strukturerad och serviceinriktad person med erfarenhet av att arbeta som stöd till ledningsgrupp eller VD? Vill du bidra med dina administrativa färdigheter i en dynamisk arbetsmiljö? Vi söker nu en erfaren administrativ assistent till förvaltningsledningen och nämndsekretariatet på Fastighets- och gatukontoret i Malmö stad.
Arbetsuppgifter
Som administrativ assistent kommer du att vara en nyckelspelare i enhetens stöd till förvaltningsledning och nämnd. Du kommer att arbeta i nära samarbete med vårt ledningsstöd på förvaltningen samt vår nämndsekreterare.
I uppdraget ingår registrering av allmänna handlingar i vårt dokumenthanteringssystem Platina åt nämndsekretariatet, samt sköta beställningar och enklare ekonomiadministration. Du kommer att samordna förvaltningens utbildningsadministration i stadens nya plattform MalmöLär.
Du utför även övriga förekommande administrativa arbetsuppgifter, som att boka möten och resor åt förvaltningsledningen och nämnden. Samordning av studiebesök och andra evenemang som till exempel invigningar och avtackningar ingår också i tjänsten. En stor del av din arbetsdag handlar om att kommunicera – din roll är avgörande för att säkerställa att vår verksamhet fungerar effektivt, smidigt och professionellt gentemot såväl interna som externa kontakter.
Hos oss kommer du få en stimulerande och varierande arbetsmiljö, möjlighet att arbeta i en viktig roll inom en offentlig organisation men även finna utvecklingsmöjligheter och uppleva hur det är att vara delaktig.
Kvalifikationer
Vi söker dig som har minst gymnasial utbildning med inriktning mot ekonomi, samhälle eller annan som vi bedömer likvärdig för tjänsten. Utöver det vill vi att du har minst 2 års erfarenhet av att ha arbetat i en roll så som VD-sekreterare, administrativt stöd till ledningsgrupp eller liknande. Det är meriterande om du har erfarenhet av liknande arbete inom en offentlig organisation.
För att vara aktuell för tjänsten ska du kunna formulera dig obehindrat i svenska i både tal och skrift. Du ska dessutom ha 2 års erfarenhet av arbete med samordning och administration av möten, bokning av resor eller planering av andra evenemang.
Du kommer att arbeta i ett flertal olika verksamhetssystem. Därför är det viktigt att du har god datorvana och erfarenhet av att arbeta i olika typer av systemstöd, exempelvis ärendehanteringssystem, ekonomisystem och/eller de vanligaste MS-Office programmen. Vi tror att du tycker det är roligt att arbeta i olika system, och har lätt för att lära dig hur de ska användas.
För att trivas i rollen som person behöver du tycka om att samarbeta med andra människor, och det krävs att du har en förmåga att strukturera och organisera dina arbetsuppgifter. Du har lätt för att anpassa dig till ändrade omständigheter och är lyhörd och konstruktiv i din kommunikation. Service är viktigt för dig – du har intresse och förmåga att hjälpa andra och leverera lösningar.
Om arbetsplatsen
Kanslienheten är en av två enheter på kvalitets- och kansliavdelningen och består av 14 medarbetare. Vi arbetar mot avdelningens grunduppdrag – att säkerställa den demokratiska processen genom att stödja nämnden, allmänheten, förvaltningsledningen och verksamheten. Kansliets ansvar handlar om att styra och samordna förvaltningens arbete med dokument- och ärendehantering, inklusive förvaltningens hantering av information och handlingar samt arbetet med informationssäkerhet.
Vi värdesätter ett öppet och inkluderande arbetsklimat där alla är välkomna att bidra och samarbeta. Här är vi alltid beredda att hjälpa varandra och stötta våra kollegor. Tillsammans skapar vi en arbetsplats där alla känner sig hörda och respekterade.
Fastighets- och gatukontoret är en av de 14 förvaltningarna på Malmö stad. Förvaltningen äger, utvecklar och förvaltar stadens mark på uppdrag av tekniska nämnden och har till uppdrag att möjliggöra ett gott stadsliv för Malmöborna och stadens näringsliv.
Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.

Information om tjänsten
Anställningsform: Tillsvidare
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: snarast, enligt överenskommelse
Övrigt
Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete.
Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.

Om tjänsten

Kontakt
Elin Edenborg
Enhetschef
0708-709109


Per Wisenborn
SACO
040-34 13 58


Adisa Kafedzic
Vision
040-341765