October 29, 2024

United Nations Development Programme (UNDP)

Panamá

OTHER

Recepcionista/Auxiliar de Apoyo a Operaciones

Job Identification

21720

Locations

Panama City, Panama

Posting Date

10/28/2024, 02:01 PM

Apply Before

11/11/2024, 10:59 PM

Job Schedule

Full time

Agency

UNDP

Grade

NB1

Vacancy Type

National Personnel Service Agreement

Practice Area

Management

Bureau

Regional Bureau for Latin America and the Caribbean

Contract Duration

1 Year with Possibility for extension

Education & Work Experience

High School certificate - 3 year(s) experience

Other Criteria

3 años de experiencia relevante en administración/operaciones

Required Languages

Fluidez del idioma español (hablado y escrito)

Desired Languages

Conocimiento del idioma inglés (hablado y escrito)

Vacancy Timeline

2 Weeks

Antecedentes

La Oficina del Centro Regional de PNUD para América Latina y el Caribe en su compromiso con la igualdad y la no discriminación, aspira a fortalecer una cultura organizacional pluralista, inclusiva, diversa, respetuosa de las diferencias y sin dejar a nadie atrás. Por esto invita a participar en los procesos de contratación a personas indígenas, afrodescendientes, con discapacidad, LGTBIQ+, entre otras personas, grupos y poblaciones históricamente excluidas. Especialmente se insta a las mujeres en esta diversidad a presentar sus postulaciones. Obtenga más información sobre cómo trabajar en el PNUD, incluidos nuestros valores e historias inspiradoras. inspiring stories.

El PNUD rechaza cualquier forma de violencia contra las mujeres, el hostigamiento y la explotación sexual en cualquiera de sus expresiones, así como el acoso, la discriminación y el abuso de autoridad. Por lo tanto, todas las candidaturas seleccionadas se someterán a rigurosas verificaciones de referencias y antecedentes.

Propósito del trabajo y contexto organizacional

El Centro Regional para América Latina y el Caribe (RBLAC), respalda las actividades de apoyo brindadas por las Oficinas de País, procurando fortalecer sus capacidades en el manejo de proyectos, formación de alianzas estratégicas y distribución del conocimiento en áreas prioritarias en América Latina y el Caribe.

Alcance del Trabajo

El/La Recepcionista/Auxiliar de Apoyo a Operaciones proporcionará servicios de apoyo diario al Equipo de Operaciones y del Centro Regional del PNUD garantizando una alta calidad, atención a los detalles, consistencia del trabajo, manteniendo excelentes relaciones interpersonales y trabajo en equipo.

Funciones y Responsabilidades

Las funciones principales del puesto de Recepcionista/Auxiliar de de Apoyo a Operaciones de la Oficina del Centro Regional para América Latina y el Caribe/RBLAC son:

Brindar soporte en el área de recepción:

Atender a los clientes, visitantes, proveedores y personal.
Atender las llamadas locales, internacionales y transferirlas al personal.
Tomar los mensajes de las llamadas de no conseguir al personal.
Actualizar el directorio telefónico de la oficina.
Recibir la correspondencia y ordenarla en las bandejas de entrada, siguiendo los protocolos establecidos de bioseguridad para distribuirlas al personal.
Apoyar a la Administración del Centro Regional/RBLAC en cotizaciones, llamadas a proveedores y cualquier otra actividad operativa en que pueda colaborar.
Colaborar y dar seguimiento al proceso establecido de bioseguridad, seguimiento del personal presencial en las oficinas y seguimiento de los invitados a reuniones.

Brindar apoyo a las actividades de procesamiento de pagos y los seguimientos necesarios a requerimiento, según lo indique el/la supervisor(a).

Brindar apoyo a las actividades de procesamiento de requisiciones y de mantenimiento de proveedores (Supplier), a requerimiento.
Brindar apoyo a la coordinación de eventos planificados, como talleres, retiros, capacitaciones y seminarios, a requerimiento.
Brindar soporte para el mantenimiento de documentos, archivos y registros relacionados con la administración de la oficina según las pautas corporativas, incluido el archivo, tanto en línea como fuera de línea.
Proporcionar cualquier otro apoyo necesario al equipo de operaciones, según lo indique el supervisor.

Arreglo Institucional:

El (La) Recepcionista/Auxiliar de Apoyo a Operaciones trabaja bajo la supervisión directa de el/la Asociado(a) Administrativo(a) y/o supervisión general de el/la Gerente de la Unidad de Soluciones de Negocios y Operaciones en el Centro Regional para América Latina y el Caribe (RBLAC).

Competencias

Esenciales

Lograr Resultados:

LEVEL 1: Demostrar que se centra en lograr resultados de calidad y en el impacto.

Pensar Innovadoramente:

LEVEL 1: Mirar más allá de los enfoques convencionales y los métodos establecidos.

Aprender Continuamente:

LEVEL 1: Buscar activamente oportunidades de aprendizaje y autodesarrollo profesional y personal.

Adaptarse con Agilidad:

LEVEL 1: Ser flexible en el manejo del cambio, y adoptar nuevas ideas, enfoques y formas de trabajo.

Actuar con Determinación:

LEVEL 1: No rendirse ante la adversidad y los contratiempos; demostrar resiliencia y compostura

Participar y Asociarse:

LEVEL 1: Actuar de forma que demuestre empatía e inteligencia emocional, mostrando consideración por las necesidades y los sentimientos de los demás.

Facilitar la Diversidad y la Inclusión

LEVEL 1: Tratar a todas las personas con respeto, considerar las implicaciones éticas y responder con sensibilidad a todas las diferencias entre las personas.

Competencias Transversales y Técnicas

Area Temática

Nombre

Definición

Desarrollo de Negocios

Generación del Conocimiento

Capacidad para investigar y convertir la información en conocimiento útil, relevante para el contexto, o responde a una necesidad.

Gestión de Negocios

Satisfacción del cliente

Capacidad para responder oportuna y adecuadamente con sentido de urgencia, proporcionar soluciones coherentes y ofrecer resultados y/o soluciones oportunas y de calidad para satisfacer y comprender las necesidades reales de los clientes. Aportar información para el desarrollo de estrategia al cliente. Buscar cómo añadir más allá de las peticiones inmediatas de los clientes.

Gestión de Negocios

Comunicación

Capacidad para comunicarse de manera clara, concisa e inequívoca tanto a través de la comunicación escrita como verbal; para adaptar los mensajes y elegir los métodos de comunicación en función de la audiencia.

Gestión de Negocios

Concienciación y alfabetización digital

Capacidad e inclinación para adoptar rápidamente nuevas tecnologías, ya sea comprendiendo hábilmente sus usos o mediante la comprensión de su impacto y el empoderamiento de otros para que las utilicen según sea necesario

Administración y Operaciones

Documentos y Gestión de registro

Gestión global de documentos (físicos o electrónicos); política de registro y retención, incluido el almacenamiento y el archivo.

Calificaciones Mínimas y Experiencia:

Requisitos Académicos mínimos:

Educación secundaria completa con formación en administración, comercio, contabilidad, o áreas afines.

Años mínimos de experiencia relevante:

Educación secundaria con 3 años de experiencia relevante en administración/operaciones

Habilidades requeridas:

Experiencia en actividades relacionadas a la posición tales como trámites administrativos, atención de central telefónica, atención/control de registro de visitas, apoyo a distintas actividades, archivo digital, entre otras
Conocimiento en el uso de computadores y paquetes de software de oficina, en especial Word, Excel y Power Point

Habilidades deseadas adicionales a las competencias mencionadas en la sección de conmpetenciasbles:

Experiencia laboral previa dentro del Sistema de Naciones Unidas u organismos internacionales, será considerado un valor agregado;
Experiencia en logística y planificación de eventos, es deseable;
Experiencia práctica en ERP, preferiblemente en Oracle Cloud, o People Soft, es una ventaja.

Idiomas requeridos:

Dominio del idioma español (hablado y escrito)
Conocimiento del idioma inglés (hablado y escrito)

Certificados Profesionales:

Se valorarán estudios, talleres, seminarios o cursos relacionados en el área de administración/operaciones u áreas afines

***Solamente podrán aplicar a esta vacante ciudadanos panameños y/o personas extranjeras con residencia permanente y permiso de trabajo vigente.***

Disclaimer

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Under US immigration law, acceptance of a staff position with UNDP, an international organization, may have significant implications for US Permanent Residents. UNDP advises applicants for all professional level posts that they must relinquish their US Permanent Resident status and accept a G-4 visa, or have submitted a valid application for US citizenship prior to commencement of employment.

UNDP is not in a position to provide advice or assistance on applying for US citizenship and therefore applicants are advised to seek the advice of competent immigration lawyers regarding any applications.

Applicant information about UNDP rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Non-discrimination

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