Job Opportunities in Mexico
September 14, 2024
OCTOMIS
Las Varitas
OTHER
Asistente de Gerencia / Recepcionista
IMPORTANTE EMPRESA CON PRESENCIA A NIVEL NACIONAL
SOLICITA: ASISTENTE DE GERENCIA CON APOYO EN RECEPCIÓN
Ubicación: Lopez Mateos Sur, a un costado de palomar ( Tlajomulco de Zuñiga)
Será responsable de brindar apoyo administrativo directo al Gerente General, así como gestionar la recepción de la empresa. Realizará tareas que incluyen la organización de reuniones, gestión documental, coordinación de agendas, atención de llamadas y visitas, y manejo de correspondencia. Deberá garantizar una atención profesional a los visitantes y asegurar el correcto funcionamiento de la oficina.
Principales Funciones y Responsabilidades:
Sueldo: $15,000.00 - $15,476.81 al mes
Tipo de jornada:
SOLICITA: ASISTENTE DE GERENCIA CON APOYO EN RECEPCIÓN
Ubicación: Lopez Mateos Sur, a un costado de palomar ( Tlajomulco de Zuñiga)
Será responsable de brindar apoyo administrativo directo al Gerente General, así como gestionar la recepción de la empresa. Realizará tareas que incluyen la organización de reuniones, gestión documental, coordinación de agendas, atención de llamadas y visitas, y manejo de correspondencia. Deberá garantizar una atención profesional a los visitantes y asegurar el correcto funcionamiento de la oficina.
Principales Funciones y Responsabilidades:
- Recepción y Atención a Visitantes: Recibir a los visitantes de manera cordial, atender llamadas telefónicas y dirigirlas al área correspondiente, brindando una excelente atención al cliente interno y externo.
- Gestión de Correspondencia: Administrar y distribuir la correspondencia entrante y saliente, asegurando su entrega oportuna a las áreas correspondientes.
- Apoyo Administrativo al Gerente General:
- Coordinar y gestionar la agenda del Gerente General, programando reuniones y citas de manera eficiente.
- Preparar documentos, informes y presentaciones solicitadas por la Gerencia General.
- Organización de Reuniones: Coordinar reuniones internas y externas, reservando salas, organizando el material necesario y gestionando la logística requerida.
- Gestión Documental: Mantener un sistema de archivo eficiente y actualizado, asegurando que la documentación de la gerencia y la empresa esté organizada y sea fácilmente accesible.
- Control de Suministros de Oficina: Supervisar la compra y el inventario de suministros de oficina, garantizando que siempre haya material disponible para el funcionamiento diario.
- Manejo de Viajes y Logística: Coordinar los viajes del Gerente General, incluyendo reservas de vuelos, hoteles y transporte.
- Apoyo en Tareas Administrativas Generales: Brindar asistencia en la elaboración de informes, control de gastos, gestión de pagos y otras actividades administrativas solicitadas por la Gerencia General.
- Formación Académica: Bachillerato concluido o carrera técnica en áreas administrativas. Deseable licenciatura en Administración, Asistencia Ejecutiva o carreras afines.
- Experiencia: 2-3 años de experiencia en roles similares, combinando funciones de recepción y asistencia administrativa.
- Conocimientos Técnicos:
- Manejo intermedio de Microsoft Office (Word, Excel, Power Point).
- Habilidad para elaborar presentaciones e informes.
- Conocimientos básicos en la gestión de agenda y coordinación de eventos.
- Organización y Gestión del Tiempo: Capacidad para gestionar múltiples tareas y organizar su trabajo de manera eficiente.
- Comunicación Asertiva: Habilidad para interactuar de manera profesional con visitantes, clientes y miembros del equipo, tanto verbalmente como por escrito.
- Atención al Detalle: Precisión en la organización de documentos, gestión de agendas y control de suministros.
- Proactividad: Capacidad para anticipar las necesidades de la Gerencia General y resolver problemas de manera eficiente.
- Apego a Valores: Compromiso con la ética y los valores de la empresa, manteniendo la confidencialidad en todos los asuntos.
- Experiencia previa en atención al cliente.
- Familiaridad con herramientas de gestión de agenda digital.
- Capacidad para trabajar bajo presión y cumplir con plazos ajustados.
Sueldo: $15,000.00 - $15,476.81 al mes
Tipo de jornada:
- Lunes a viernes
- Turno de 8 horas
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