Job Opportunities in Mexico
September 11, 2024
Sensia Global
Ciudad del Carmen
OTHER
Administrative Support
Job Description
SUMMARY OF POSITION
La función del Soporte Administrativo es asegurar que toda la documentación que integra el libro de proyecto de cada orden de servicio se entregue en tiempo y forma de manera que los certificados se emitan y autoricen inmediatamente después de que los trabajos en sitio sean terminados evitando retrasos en la firma de los mismos con el fin de que la compañía pueda facturar en el menor tiempo posible.
El Soporte Administrativo deberá interactuar directamente con los integradores de sistemas para exigir la entrega de la documentación en tiempo y validar que se encuentre correcta de acuerdo con la orden de servicio o proyecto. Tendrá comunicación con el supervisor de Pemex para la validación del libro de proyecto para obtener la aceptación y firma de la documentación soporte para cada certificado. Al interior de Sensia deberá tener comunicación continua con el Project Manager desde el inicio de la orden hasta el término de esta para conocer los tiempos establecidos en el proyecto, los hitos completados y en general los acuerdos establecidos para estimar los trabajos completados con propósitos de emisión de certificados, COPADES y la correspondiente facturación.
También estará trabajando con el BO Manager para preparar y actualizar cualquier documento relacionado al Blanquet Order con el fin de que el cierre de la BO se haga inmediatamente después de finalizada y evitar retrabajos en la corrección de cualquier documento del libro de proyecto.
Para el seguimiento de materiales participará con diferentes áreas al interior de la compañía apoyando al Project Manager en el seguimiento para la creación y liberación de las PR’s y la creación de las PO’s. Tendrá reuniones periódicas con el equipo de procurement para verificar el estado de PO’s y arribo de materiales al almacén de Sensia así como la coordinación para el envio de estos a las diferentes locaciones de nuestra red de partners para su entrega final con el cliente. Deberá tener toda la información concentrada y actualizada del estado de materiales de cada proyecto asignado.
Llevará a cabo actividades de administración del contrato de PPI (Pemex Procurement International), que permitan tener actualizadas las partidas del mismo, manipulando y modificando bases de datos que contienen listas de precios y descripciones de equipos y materiales. Solicitando información e interactuando con el equipo de compras, ingeniería, propuestas y proveedores externos principalmente; incluyendo al equipo extendido de Norteamérica. Coordinando y atendiendo llamadas con el equipo anteriormente mencionado para realizar aclaraciones técnicas y/o comerciales para cumplir en tiempo y forma los objetivos establecidos para la actualización; y elaborando reportes para el seguimiento de cada actividad.
ESSENTIAL FUNCTIONS
-
Documentación de BO’s y proyectos
- Verificación de categorías reportadas con respecto al trabajo realizado de acuerdo a la orden de compra
- Verificación de la información contenida en cada reporte diario (fecha, supervisor, firma, actividades reportadas con respecto a la categoría reportada, archivo fotográfico con respecto a la actividad reportada)
- Verificación de las actividades reportadas anteriormente con respecto a las actividades reportadas en el presente mes para no reportar un avance previamente reportado
- Verificación del archivo fotográfico reportado anteriormente con respecto al archivo fotográfico reportado en el presente mes para no repetir fotografías
- Consolidación de las jornadas de trabajo reportadas con respecto a cada categoría
- Revisión de las carpetas con el personal designado por el cliente
- Seguimiento de las correcciones solicitadas por el cliente y actualización de la información del libro de proyecto
- Seguimiento Documental con los integradores para corregir y/o actualizar información solicitado por el PM
- Seguimiento de Materiales para trazabilidad de material entregado y faltante
- Traslado de documentos con los usuarios para obtención de firmas
- Verificación de información para la entrega de estimaciones de materiales (partidas completas, fichas técnicas, remisiones, etc.)
- Verificación del libro de proyecto que conforman cada estimación con respecto a la estructura solicitada por la Administración Técnica del contrato de SENSIA para entrega a la Administración del contrato de PEP con la información específica mostrada a continuación (este trabajo se tiene que hacer por cada estimación presentada.
- Apoyo al Project Manager para la obtención de la firma de certificados en tiempo.
- Preparación de reportes fotográficos de materiales para ordenes ejecutadas por Sensia sin integrador de sistemas.
- Digitalización de la documentación de proyectos
- Apoyo para la actualización del avance del estado físico-financiero de contratos
- Revisión, validación y/o corrección de toda la documentación de Libros de Proyecto para el cierre de BO’s.
- Tracking de los tiempos para generar PR’s y PO’s
-
Seguimiento de materiales
- Revisión del BOM de materiales del proyecto y orden de servicio (items y cantidades).
- Seguimiento con PM, Ingeniería y Compras de las cotizaciones de los materiales.
- Seguimiento con Ingeniería para crear y liberar las PR´s (cantidades completas) de cada ITEM en IFS
- Seguimiento con Ingeniería para crear y liberar las Shop Orders (cantidades completas) de cada ITEM en IFS
- Seguimiento con Compras para la liberación de las PO´s de cada ITEM en IFS
- Seguimiento semanal con Compras del estatus de las PO´s (materiales) de cada proyecto
- Actualización del reporte de Estatus de materiales de cada proyecto
- Solicitud a Almacén del cambio de locación a almacén de IS (en IFS) de los materiales notificados que arriban a Cuautitlán para cada proyecto
- Solicitar a la PA y/o Almacén (según sea el caso) la generación (en IFS) del Pick List correspondiente para los materiales arribados a Cuautitlán para cada proyecto
- Solicitud a Almacén del embarque físico de los materiales de almacén Cuautitlán al almacén de IS que corresponda según indique cada Pick List
- Solicitud al Almacén del SI de la confirmación del arribo de materiales según indique cada Pick List
-
Mantenimiento y actualización de partidas del contrato de PPI
- Revisión de base de datos de materiales, equipos y servicios.
- Solicitud y seguimiento de solicitudes de cotización con compras y proveedores terceros.
- Seguimiento de precios y aclaraciones al interior de Sensia y Rockwell (en el país y en Estados Unidos principalmente).
- Reportes de avance
QUALIFICATIONS
- Carrera en Lic. en Administración o a fin
- Título y cédula profesional
- Inglés intermedio / avanzado
- Uso de paquetería de office
- Conceptos financieros básicos
- Buena administración de información y uso de bases de datos.
- Conocimiento de los procesos documentales de Pemex
- Experiencia y conocimiento de Pemex como cliente final
- Conocimiento básico de procura de materiales.
- Conocimiento básico de contratos a través de PPI (Pemex Procurement International)
- Proactividad, sentido de urgencia, compromiso, habilidades de negociación
Latest Job Opportunities
November 21, 2024
Tecnología en Ingredientes Alimenticios
Chofer vendedor a detalle
San Luis Potosí
OTHER
View DetailsNovember 21, 2024
ADS Advanced Data Services S.A de C.V
ALMACENISTA
San Luis Potosí
OTHER
View Details
Similar Jobs
September 10, 2024
Company: Bureau Veritas
Administrative Assistant - Clines Corner, NM
México
OTHER
View Details
September 12, 2024
Fortune Fashions Baja S. de R.L. de C.V.
Licensing/Brand Coordinator (Administrative Work)
Ensenada
OTHER
View DetailsSeptember 11, 2024
Sensia Global
Administrative Support fro Project Manager
Villahermosa
OTHER
View DetailsSeptember 19, 2024
Management Assistance Partners
Administrative Assistant
Mexicali
OTHER
View DetailsSeptember 15, 2024
BACK OFFICE DE CHIHUAHUA
Marketing Administrative Assistant
Chihuahua
OTHER
View DetailsNew Jobs from This Company
September 11, 2024
Sensia Global
Administrative Support fro Project Manager
Villahermosa
OTHER
View Details