October 21, 2024

CISPA – Helmholtz-Zentrum für Informationssicherheit gGmbH

Sankt Ingbert

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Teamassistenz Verwaltungsleitung (m/w/d)

Das CISPA Helmholtz-Zentrum für Informationssicherheit ist eine Großforschungseinrichtung des Bundes innerhalb der Helmholtz-Gemeinschaft. Die Wissenschaftler:innen erforschen die Informationssicherheit in all ihren Facetten. Sie betreiben modernste Grundlagenforschung sowie innovative anwendungsorientierte Forschung und arbeiten an drängenden Herausforderungen der Cybersicherheit, Künstlichen Intelligenz und des Datenschutzes. CISPA-Forschungsergebnisse finden Einzug in industrielle Anwendungen und Produkte, die weltweit verfügbar sind. Damit stärkt das CISPA die Konkurrenzfähigkeit Deutschlands und Europas. Zudem fördert das Zentrum Talente und fungiert als Kaderschmiede für hervorragend ausgebildete Fach- und Führungskräfte für die Wirtschaft.
Sie organisieren gerne? Sind immer ”mittendrin“ statt nur dabei? Dann wird Ihnen Ihr neues Aufgabengebiet gefallen! Sie berichten direkt an den Verwaltungsleiter und unterstützen ihn in allen kleinen und großen Herausforderungen des Tagesgeschäftes. Neben der klassischen Assistenztätigkeit erwarten Sie spannende Aufgaben für sein Team in dem Querschnittsbereich Prozess- und Projektkoordination
Wir suchen eine engagierte Assistenz und bieten Ihne eine Position in einem besonders abwechslungsreichen und innovativen Arbeitsumfeld mit Raum für eigene Ideen und Weiterentwicklungsmöglichkeiten. Viele Strukturen am Zentrum rund um Projekte und Prozesse werden von dem Team erst neu aufgebaut. Somit gestalten wir die Zukunftsfähigkeit des Zentrums, insbesondere des administrativen Bereiches, aktiv mit.
Ihr zukünftiges Aufgabengebiet

Zuständigkeit für organisatorische Aufgaben, wie z.B. Terminverwaltung, allgemeine Sekretariatsarbeiten, allgemeine Schreib-, Verwaltungs- und Dokumentationsarbeiten, Unterstützung bei administrativen Tätigkeiten
Unterstützung des Querschnittsteams in der Standardisierung der Methoden und Verfahren für unsere Projekte und Prozesse
Pflege der Projekt- und Prozessdokumentation im Austausch mit dem Team
Aktive Entlastung des Teams bei Aufgaben der Prozess- und Projektkoordination, z.B. bei der Überwachung des Projektfortschritts, der Aufbereitung von Planungsvorlagen, der Terminkoordination sowie dem Erstellen von Präsentationen
Planung, Vorbereitung und Abwicklung interner Meetings und externer Veranstaltungen

Ihr Anforderungsprofil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung bzw. englischsprachig orientierte Fachschulqualifikation oder gleichwertiger Abschluss
Mehrere Jahre Berufserfahrung in einer verantwortungsvollen Sekretariats- oder Assistenzrolle
Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS Office), eine hohe IT-Affinität sowie Eigeninitiative bei der Einarbeitung in digitale Anwendungen, Kenntnisse in Confluence und Jira sind ein Plus
Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse
Ausgeprägtes Organisationstalent
Sicheres und repräsentatives Auftreten, gute kommunikative Fähigkeiten und gute Umgangsformen
Teamfähigkeit und hohe Serviceorientierung
Freude daran, Neues zu lernen
Belastbarkeit, Voraussicht und Verlässlichkeit

Was wir bieten

Eine spannende und herausfordernde Tätigkeit mit viel Gestaltungsspielraum in einer Forschungseinrichtung, die die Zukunftsthemen im Bereich der Informationssicherheit in einem wissenschaftlichen und zugleich stark international geprägten Umfeld bearbeitet
Für uns sind die Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie Chancengleichheit fester Bestandteil unserer Personalpolitik. Daher sind alle Stellen grundsätzlich auch für Teilzeit geeignet
Die Vergütung und sozialen Leistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund). Die Eingruppierung erfolgt je nach persönlicher Qualifikation und Aufgabenübertragung
Flexible Arbeitszeiten
Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen
Deutschland-Ticket Jobticket
Soziale und teambildende Aktivitäten
Betriebliches Gesundheitsmanagement

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.
Ist das Interesse geweckt?
Wenn Sie diese herausfordernde Aufgabe reizt, reichen Sie bitte Ihre Bewerbung mit den üblichen vollständigen Unterlagen ausschließlich über unser Bewerberportal ein.
Bei Fragen bezüglich Ihrer Bewerbung wenden Sie sich gerne an unser Application Management Team.
Für inhaltliche Fragen bezüglich der Stelle steht Ihnen Herr Dr. Christian Theres per E-Mail als Ansprechpartner zur Verfügung.
Art der Stelle: Vollzeit
Arbeitszeiten:

Frühschicht
Gleitzeit
Montag bis Freitag
Tagschicht

Leistungen:

Betriebliche Altersvorsorge
Betriebliche Weiterbildung
Flexible Arbeitszeiten
Homeoffice-Möglichkeit

Arbeitsort: Vor Ort

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