Sekretär / Assistent

September 13, 2024

Universitätsmedizin Rostock

Rostock

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Die Hansestadt Rostock ist eine lebendige, kinderfreundliche Hafenstadt an der Ostsee. Die Universitätsmedizin Rostock (www.med.uni-rostock.de) ist der Maximalversorger für die Region Rostock, einer Wachstumsregion mit großem Potenzial.

An der Schnittstelle zwischen Medizin und Naturwissenschaften forscht das Institut für Immunologie der Universitätsmedizin Rostock an molekularen und zellulären Mechanismen in Funktion und Entwicklung des Immunsystems. Das Institut kooperiert mit zahlreichen lokalen, nationalen und internationalen Forschungsgruppen und Einrichtungen und bietet Lehre in der Humanmedizin sowie im Studiengang Medizinischen Biotechnologie an.
Zur Verstärkung unseres Teams im Institut für Immunologie suchen wir zum 01.10.2024, in Vollzeitbeschäftigung (40 Std./Woche), unbefristet und vergütet nach dem TV-L, einen Sekretär (w/m/d).

Ausschreibung Nr. 334 N/2024
Ausschreibungsende: 29.09.2024

Ihre Aufgaben

Sie unterstützen die Institutsleitung bei Forschungs-, Lehr- und Verwaltungstätigkeiten. Dazu arbeiten Sie eng mit den wissenschaftlichen und nicht-wissenschaftlichen Mitarbeitenden am Institut für Immunologie, aber auch mit den zentralen Einrichtungen der Universität(smedizin) zusammen.

Institutsmanagement und eigenverantwortliche Bürokoordination mit allgemeinen Sekretariatsaufgaben (u. a. Korrespondenz des Instituts mit Universitätsverwaltung, Studierenden und internen und externen Bereichen, Kliniken und Instituten, Protokollführung bei Beratungen, Terminkoordination, Terminvor- und Nachbereitung)
Außendarstellung, Kommunikation und Korrespondenz in Deutsch und Englisch
Haushaltsführung (insbesondere Bearbeitung von Abrechnungen und Beschaffungsanträgen, Mittelverwaltung von Haushalts- und Drittmitteln, Budgetplanung)
Vorbereitung und Bearbeitung von Personalvorgängen, Unterstützung beim On- und Offboarding,
Koordinative Unterstützung bei Lehr- und Prüfungsplanung, Kontakt mit und Anlaufstelle für Studierende
Mithilfe bei der Organisation von wissenschaftlichen Veranstaltungen und internen Meetings
Assistenz im Reisemanagement: Dienstreiseanträge und -abrechnungen, Reisebuchungen, Gästereiseerstattungen
redaktionelle Endkontrolle von Texten und Präsentationen
Homepage: Aktualisierungen der Arbeitsgruppendarstellungen und Pflege der Website
Empfang von (internationalen) Gästen
weitere organisatorische und administrative Unterstützung der Institutsleitung

Ihr Profil

Sie besitzen

eine abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann für Büromanagement/-kommunikation oder eine vergleichbare Qualifikation
sehr gute Kenntnisse gängiger Office-Anwendungen (E-Mail, Word, Excel, Power Point) und Erfahrung in der Arbeit mit digitalen Tools und digitalen Arbeitsweisen
sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
ein hohes Maß an Eigeninitiative, selbstständige Arbeitsweise und Organisationsgeschick
eine vertrauenswürdige Persönlichkeit mit einem hohen Maß an kommunikativen Kompetenzen, Kooperations- und Teamfähigkeit
eine strukturierte und planvolle Arbeitsweise
Offenheit für ein breites Aufgabenspektrum, Flexibilität und Belastbarkeit
Neugier bei der Übernahme neuer Herausforderungen

Wünschenswert sind weiterhin

Arbeitserfahrung im universitären Bereich oder Kenntnisse über den universitären Betrieb
ausgewiesene Kenntnisse in Haushaltsplanung und -führung sowie Verwaltungsfachwesen

Wir bieten Ihnen

ein angenehmes Arbeitsklima in einem interdisziplinären, internationalen und motivierten Team
eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung
gründliche Einarbeitung in den Tätigkeitsbereich und ein kollegiales Arbeitsklima
die Unterstützung Ihrer persönlichen und beruflichen Entwicklung durch Weiterbildung
flexible Arbeitszeiten
Vereinbarkeit von Beruf und Familie
Betriebliche Altersvorsorge in der VBL
Vergünstigtes Jobtickets (AG-Zuschuss) für den öffentlichen Nahverkehr
Ein vielseitiges Betriebliches Gesundheitsmanagement mit Firmenkonditionen in ausgewählten Fitnessstudios und Zugang zum Hochschulsport

Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe der oben genannten Ausschreibungsnummer bis zum 29.09.2024 per E-Mail, bitte nur im PDF-Format als eine Datei, an
bewerbung{bei}med.uni-rostock.de.
oder alternativ an die Universitätsmedizin Rostock, Personalabteilung, Postfach 10 08 88, 18055 Rostock. (Bitte berücksichtigen Sie, dass wir Bewerbungsunterlagen nicht zurücksenden.)

Aus Gründen der leichteren Lesbarkeit verwenden wir im Textverlauf die männliche Form der Anrede. Selbstverständlich sind an der Universitätsmedizin Rostock Menschen jeder Geschlechtsidentität willkommen.
Schwerbehinderte Bewerber und Bewerberinnen werden bei der Stellenbesetzung im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen bei gleicher Eignung bevorzugt behandelt.
Die mit der Bewerbung entstandenen Kosten können nicht übernommen werden.

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