Job Opportunities in France

FABRIK EMPLOI : votre coopérative emploi spécialisée dans l'industrie en Bretagne
Disposant d'une parfaite connaissance des entreprises, des métiers et des besoins, l’équipe de FABRIK EMPLOI met en relation les candidats et les entreprises coopératives par une approche personnalisée et réactive.
Un service complet est proposé, du sourcing à la signature des contrats en passant par l’accompagnement durant les premières semaines d'intégration.
Une coopérative à taille humaine
En tant que coopérative de proximité (1 agence par département 35 & 56), FABRIK EMPLOI offre aux entreprises une approche personnalisée, une communication directe, et une compréhension approfondie de leurs besoins spécifiques en personnel.
Expertise des métiers industriels
La connaissance des spécificités de l'industrie permet de mettre à disposition des industriels, des collaborateurs qualifiés qui connaissent leurs métiers.


Assurer l’accueil physique et téléphonique de l’agence.
Réalise le traitement administratif des dossiers (frappe de courriers, mise ne forme de documents,).
Assure le transfert des informations (e-mail, notes, fax,) pour le compte d’un ou plusieurs services de l’entreprise.
A en charge les dossiers de facturation clients, facturation fournisseurs, relances et suivi de l’activité.
Accueil
Ø Gérer le standard téléphonique
Ø Accueille les clients, fournisseurs, visiteurs, les oriente, prend les messages et fixe les rendez-vous
Ø Ordonnancer, classer et archiver des documents avec méthode
Ø Distribue le courrier aux différents services

Secrétariat
Ø Saisit et présente des documents à l’aide de techniques bureautiques mis à disposition (courriers, tableaux de bords,)
Facturation clients
Ø Assure la facturation clients (conformités des codes de vente, codes clients, bons de commande)
Ø Contrôle la réception des bons de commande avant livraison et assure la relance si besoin
Ø Procéder aux ouvertures de comptes clients de manière conforme
Ø Prépare les demandes d’avoirs client en accord avec le Responsable d’Agence
Ø Gérer l'expédition des commandes à réception des règlements
Trésorerie

Ø Enregistre les règlements clients conformément à la procédure
Ø Transmet des éléments de paiement au siège
Relance
Ø S’assure auprès des services techniques de la conformité de la prestation
Ø Assure les relances des factures non payées à partir du logiciel
Ø Renseigne les logiciels sur les éléments justifiant les retards de paiement
Ø Transmet les dossiers clients litigieux au siège
Facturation fournisseurs
Ø Saisit les factures fournisseurs
Ø Communique les documents d’ouverture de comptes aux fournisseurs et s’assure de leur conformité
Ø Renseigne la fiche fournisseur dans le logiciel pour mise à jour
Ø Vérifie la conformité des délais de paiement fournisseurs
Ø Veille à l’expédition des pro formas au siège et s’assure de la réception des factures définitives et de leur enregistrement
Ø Veille à la réception de toutes les factures fournisseurs
Ø Procède à un contrôle hebdomadaire des bons de réception
Suivi de l’activité
Ø Renseigne les documents existants pour les entrées et sorties de matériels
Communication
Ø Transmet les documents et informations à la Responsable Administrative & Financière ou au siège
Ø Récupère quotidiennement le courrier à la boîte aux lettres
Ø Est responsable de l’expédition du courrier au Siège
Ø Signale tout dysfonctionnement lié au fonctionnement du bâtiment
Ø Communique les éléments au transporteur et assure un suivi des expéditions et des enlèvements
Ø Avoir envers ses responsables hiérarchiques, les fournisseurs et les clients une attitude courtoise et respectueuse
Ø Respecte les règles d’hygiène et de sécurité
Ø S'implique dans la démarche qualité de l 'entreprise
Ø Respecter les consignes de la hiérarchie
Ø Assurer le suivi de l’activité en l’absence d’un collègue (ex :assistante de gestion d’une autre agence)
Ø Proposer des axes d’amélioration d’organisation liés à son activité : force de proposition en signalant des problèmes, dysfonctionnements, en proposant des hypothèses de solution, des innovations et/ou des améliorations

• Assure, en l’absence de l’assistante administrative une partie de ses fonctions.

De formation Bac Pro secrétariat , BTS assistante de gestion avec expérience de 3 à 4 ans en accueil, secrétariat et/ou comptabilité, gestion commerciale
poste en CDI
Ø Les modalités d’accueil physique et téléphonique
Ø Les bases rédactionnelles des courriers (orthographe, mise en forme, etc…)
Ø Les outils informatiques (word, excel, intranet, internet)
Ø Les techniques de relances
Ø Les procédures de facturation (fournisseurs, clients)
Ø Utiliser les outils informatiques spécifiques (infocob, NAV, outlook)
Ø Savoir organiser le classement et l’archivage
Ø Savoir renseigner les tableaux statistiques existants
Ø Répondre aux attentes des clients & des fournisseurs (facture reçue, délai de paiement, facture payée)
Ø Rigoureux et organisé
Ø Agréable et disponible
Ø Discret et respect de la confidentialité
Ø Etre autonome
Ø Etre force de proposition
Ø Capacité à s’adapter à son interlocuteur (technicien, responsable maintenance, chef d’entreprise…)
Ø Esprit d’équipe