Assistant d'accueil et des Services Généraux (H/F)

July 17, 2024

Fondation Apprentis d'Auteuil

Bouguenais

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Assistant d'accueil et des Services Généraux (H/F)

A Apprentis d’Auteuil, fondation catholique reconnue d’utilité publique et acteur engagé dans le champ de l’Économie Sociale et Solidaire, avoir confiance en l’avenir, c’est permettre à chaque jeune de trouver sa place dans la société. C’est également offrir à nos collaborateurs la possibilité de travailler et d'évoluer dans une dynamique collective, propice au développement de chacun et de tous, en donnant du sens à son action.
Pour notre site de BOUGUENAIS (44340), nous recherchons un Assistant d'accueil et des Services Généraux (H/F) en CDI.

Rejoindre nos équipes engagées au service des jeunes et des familles, c’est faire le choix de contribuer à la vitalité de la fondation, tisser des liens de qualité et contribuer au bien commun.
Pour notre site de BOUGUENAIS (44340), nous recherchons un Assistant Service Généraux (H/F) en CDI.

Missions :
Au sein des Services Généraux du site de Bouguenais, vos missions s’inscrivent dans une approche opérationnelle et pluridisciplinaire.

A ce titre, vos missions principales sont les suivantes :

Secrétariat / Support administratif :

Gérer les communications du site (mails, accueil physique et téléphonique, gestion de l’agenda du RMG)
Gérer les livraisons du site ainsi que du courrier
Rédiger les bons de commandes pour diverses prestations (intérim, commandes de matériels).
Assister le responsable des moyens généraux dans diverses tâches administratives.
Organiser, classer et archiver les documents.
Gérer les contrats de maintenance et les interventions des prestataires.
Participer à l'organisation des événements internes.

Comptabilité de proximité :
Vous transmettez l’ensemble des documents et éléments nécessaires à la saisie comptable et au suivi budgétaire, vous effectuez un suivi de la trésorerie (caisse et compte bancaire de proximité), un suivi analytique, un suivi des opérations de proximité. Vous établissez des notes de débits diverses, des factures et suivez les règlements fournisseurs, les encaissements de subventions et l’archivage financier en lien avec les exigences de nos financeurs. Vous êtes en charge de la clôture annuelle des comptes sur l’établissement.

Ressources Humaines :
Vous assurez la gestion administrative RH (accueil et parcours d’intégration des nouveaux salariés, contrat de travail, DUE, visites médicales, gestion des arrêts de travail, certificat de travail, STC, suivi du plan de formation, mise à disposition des moyens matériels …) ainsi que la gestion administrative de la paie (récolte et saisie des éléments variables de paie, gestion des entrées sorties en lien avec la gestionnaire de paie, gestion des congés)

Profil :

Titulaire d’un BTS Assistante de Direction / Gestion PME-PMI ou d’un DUT GEA, vous avez acquis une expérience significative dans un poste d'assistant(e) administratif(ve) et comptable.
Expérience et formation :

Expérience préalable dans un poste similaire souhaitée.
Formation en secrétariat, administration ou équivalent.
Maîtrise des logiciels de la suite office 365 (Teams, Word, Excel, Powerpoint)
La connaissance du logiciel HRA serait un plus.

Qualités personnelles :

Excellent sens de l'accueil et de la communication et de l’adaptation en fonction de vos interlocuteurs.
Rigueur et organisation.
Capacité à travailler de manière autonome et en équipe.
Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.