Job Opportunities in Brazil

Descrição:
Objetivo principal
Realizar atividades administrativas de secretaria de acordo con com as instruções do supervisor e das normas e protocolos de MSF assegurando o apoio administrativo eficiente ao pessoal do escritório de MSF.
Responsabilidade S

• Escrever ou revisar cartas oficiais, informes e outros documentos relacionados à Missãoao Projeto.
• Organizar e confirmar os agendamentos, manter um diário atualizado de ausências, reuniões e feriados.
• Manter o registro das ligações (recebidas e realizadas) e informar a quem corresponda os recados recebidos durante sua ausência.
• Recolher e preparar as atas das reuniões.
• Gerir todas as correspondências/pacotes/faxes recebidos/enviados, certificando o registro e entrega adequados aos destinatários internos ou externos.
• Monitorar a pessoa responsável pelas correspondências e conferir os recibos, assim como a empresa de en-tregas e processo de faturamento dos serviços prestados.
• Gerir o suprimento do material de escritório e fazer os pedidos a tempo evitando seu desprovimento.
• Supervisionar a impressão e encadernamento de documentos.
• No caso de ausência de um recepcionista, dar as boas-vindas aos convidados e visitantes, assegurando de que a área de entrada esteja em boas condições de limpeza.
• Informar aos supervisores em caso de qualquer incidente/problema.
• Ajudar na organização de eventos internos e externos (reuniões, apresentações, etc.apresentações etc. no envio de convites, contratação de buffet, organização de acomodação, etc.

Responsabilidades específicas em MSF para o contexto

• Banco de dados dos funcionários: Coleta, digitação, digitalização, cópia e arquivo de informação pessoal ou documentação dos funcionários
• Banco de dados administrativo: Coleta, digitação, digitalização, cópia e arquivo de informação ou documentação dos contratos administrativos e prestadores de serviço
• Banco de dados financeiro: Coleta, digitação, digitalização, cópia e arquivo de informação ou documentação financeira
• Mural do RH: certificar informação padrão presente e atualização de informação mensal
• Pedido, Gestão e Estoque Admin: adicionalmente ao material de escritório, realizar o pedido, gestão, controle de consumo e organização do material de limpeza e insumos para o café.
• Apoiar o processo de agendamentos de viagens de barco (Portel-Belém / Belém-Portel), as reservas de hotel, acomodação dos visitantes do projeto, e mandar os itinerarios aos viajantes.
• Arquivos físicos e eletrônicos: Manter os arquivos físicos e eletrônicos de RH, finanças e administrativos atualizados em tempo hábil no sistema.
• Executar tarefas adicionais administrativas de secretaria delegadas pelo Gerente de RH do Projeto

Duração do contrato de 12 meses.
Inicio 01/11/24


Esta descrição do cargo pode ser alterada de acordo com as atividades ou a evolução da Missão.
>> INCRIÇÕES ATÉ 18/10/2024 <<




Requisitos:

Educação:

• Ensino Médio e estudos relacionados com o secretariado

Experiência:

• Experiência profissional em cargos semelhantes

Conhecimentos:

• 
  Conhecimentos básicos de informática (Word, Excel e Internet)

Competências:

• Orientação a qualidade e resultados
• Trabalho em equipe e colaboração
• Flexibilidade
• Compromisso com os princípios de MSF
• Orientação ao serviço
• Pode trabalhar em um ambente multi-Cultural

Idiomas:
Português fluente. Inglês e considerado um diferencial

Benefícios:
Assistência médica, Assistência odontológica, Seguro de Vida, Vale-refeição, Vale-transporte