Job Opportunities in Belgium

offre d'emploi ASBL2024/002

Les Instituts Solvay recrutent :
Un·e responsable administratif·ve

Pour un CDI à temps plein

Contexte :
Les Instituts Internationaux de Physique et de Chimie fondés par E. Solvay (« Instituts Solvay ») sont une ASBL liée à l’université. Leurs locaux sont situés au Campus de la Plaine (bâtiment NO).
Leur mission est le soutien et le développement de la recherche fondamentale d’excellence en physique et en chimie. Les Instituts organisent les Conseils Solvay, des ateliers, des chaires, des colloques, une école doctorale, les New Horizons Lectures ainsi qu’un événement destiné au grand public qui a lieu une fois par an.

Missions essentielles :
Mission 1 :
Organiser et gérer les réunions du conseil d’administration et de l’assemblée générale (envoi des convocations et des documents, prise de notes et rédaction des PV en anglais).

Mission 2

Gérer les comptes et le budget (paiements des factures, contacts avec les fournisseurs).

Mission 3 :
Introduire les demandes de subsides auprès des différents organismes et rentrer les dossiers justificatifs. S’assurer de la visibilité des sponsors.

Mission 4 :
Assurer la logistique des visites des scientifiques étrangers (voyage, logement, visites dans les autres universités). Gérer les voyages et le logement des participants au conseil, organiser les activités sociales (banquet, réception Hôtel de Ville….). Gérer les invitations grand public et VIPs pour l’événement grand public, accueil des VIPs.

Mission 5 :
Collecter tous les documents nécessaires à la rédaction du rapport annuel (contacts avec le/la graphiste pour la mise en page. Relecture. Envoi des rapports annuels).

Profil :
Être titulaire d’un bachelier reconnu par la FWB dans le domaine de la gestion administrative/secrétariat ou être titulaire d’un CESS avec une expérience pertinente dans le domaine administratif.
Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un bachelier ne pourront pas être retenu·es.
Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie Bruxelles : ( http://www.equivalences.cfwb.be/index.php?id=486 ).

Connaissance et compétences générales :
Excellente maîtrise du français - expression écrite et orale.
Excellente maîtrise de l’anglais (au min NIV.B2) - expression écrite et orale.
La connaissance du néerlandais (au min Niv.B1) est un atout.
Excellentes aptitudes communicationnelles et relationnelles.
Excellente maîtrise des outils bureautiques (suite Office, Excel,etc).
La connaissance du milieu universitaire est un atout.

Qualités requises :
Polyvalence et autonomie dans le travail
Sens de l’organisation, de l’initiative et des responsabilités
Rigueur
Esprit collaboratif

NB : Les candidatures complètes (CV et lettre de motivation) devront être transmises par courrier électronique à Monsieur HENNEAUX Marc à l'adresse suivante : marc.henneaux@ulb.be

Nous offrons :
Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes
Un environnement de travail dynamique sur un campus universitaire verdoyant et facile d'accès
L'accès à une formation permanente
Un équilibre vie privée-vie professionnelle (possibilité de télétravail sous conditions)
Une échelle barémique conforme aux barèmes de la FWB qui tient compte de l’expérience acquise (sous conditions)
Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement…)

Politique d’égalité des chances :
La politique de gestion du personnel de l’ASBL est axée sur la diversité et l’égalité des chances. Nous recrutons les candidat·es en fonction de leurs compétences indépendamment de leur âge, leur genre, leur orientation sexuelle, leur origine, leur nationalité, leurs convictions, leur handicap.

Décision adminsitrative

Postuler

Type contrat : Contrat asbl

Temps de travail : Temps plein

Campus : Plaine
Date de parution : 25/10/2024

Date limite de réception : 24/11/2024
[Référence ASBL2024/002]