Job Opportunities in Belgium

En tant que acteur en appui opérationnel, exécuter des missions d'appui à l'aide de connaissances, de moyens et/ou de techniques spécifiques afin d'apporter aux clients une plus-value opérationnelle dans l'exécution de leurs missions propres.

• Appuyer en priorité les collaborateurs Ops dans l'exécution de leurs tâches opérationnelles (retranscription des auditions vidéo-filmées, appui administratif dans la préparation de missions à l'étranger, encodage de données, appui administratif lors de saisies importantes, transport de pièces particulières, l'appui à la gestion des personnes arrêtées comme notamment la commande de repas, …) , sous la direction de l'autorité compétente
• Enregistrement des apostilles et PV dans GES, FEEDIS + scan, transmission et archivage
• Importation des données GES-GALOP vers ITINERA

En tant que gestionnaire de données, consulter, encoder, classer des données et/ou exploiter une ou plusieurs bases de données internes et/ou externes afin de disposer de tous les éléments nécessaires pour la suite du contrôle et du traitement du dossier et mettre à la disposition de l'organisation des informations structurées.

• Augmenter le degré d'accessibilité du classement (étiquettes, table des matières, structure des dossiers,...)
• Créer des rapports et des listes sur base de la banque de données
• Ordonner des données et les attribuer aux catégories du fichier informatique ou de la banque de données
• Tenir la banque de données à jour en introduisant des données nouvelles ou modifiées aux moments convenus (mise à jour fichier CIC)
• Assurer le suivi de l'archivage des PV

En tant que soutien administratif, réaliser des tâches et activités administratives et/ou organisationnelles suivant les procédures en vigueur afin de garantir le déroulement optimal des activités de l'entité, et/ou d'assurer la mise à disposition des documents nécessaires

• Gérer et suivre des dossiers sur le plan administratif
• Assurer au sein de l'entité, la coordination de la gestion documentaire en ce compris l'archivage des pièces propres à l'entité (FEEDIS, archivage des dossiers judiciaires)
• Appuyer le supérieur dans ses différentes missions
• Assurer l'appui du chef de service pour la gestion du service (notamment en matière logistique et gestion des moyens)
• Assurer la gestion du suivi de routine
• Assurer la mise en forme de documents
• Attribuer qualitativement les informations entrantes (fax, courrier, mails, …)
• Composer des dossiers et des brochures d'information
• Elaborer des formulaires
• Envoyer des fax et des lettres pour une personne ou un service
• Etablir des rapports de réunions internes
• Faire des copies et constituer des dossiers de documentation
• Appui à la rédaction et à la transmission quotidienne du rapport journalier
• Compléter des formulaires F044, F049, F007 et conserver les justificatifs
• Assurer une veille sur les boîtes fonctionnelles

En tant que soutien logistique, réaliser des tâches et activités logistiques suivant les procédures en vigueur afin d'assurer la gestion optimale des moyens logistiques mis à la disposition de l'entité.

• Assurer la gestion logistique au profit du chef de service et des membres du personnel (approvisionnement CS (Labo, …), inventaires et distribution matériel, …);
• Assurer le transport de biens et/ou de personnes
• Gérer les stocks et les commandes de consommables
• Réserver ou prévoir le matériel logistique pour le service
• Participer aux missions de gestion logistique de 1° niveau des cellules de facility management
• Assurer le suivi du stock et la mise à disposition de matériel prêt à l'usage (piles chargées, câbles adaptés,…)
• Réservation de locaux d'audition et de salles pour réunions opérationnelles (briefing ,…)

En tant que soutien HRM, réaliser des tâches et activités HRM suivant les procédures en vigueur afin d'assurer la gestion optimale du personnel mis à la disposition de l'entité.

• Participer aux missions de gestion du personnel de 1° niveau des cellules de facility management
• Assurer le suivi des prestations des membres du personnel de l'entité
• Contribuer à la planification et au suivi des formations en Maîtrise de la violence
• Contribuer à la planification et à l'actualisation journalière des rôles de garde
• Veiller à la qualité de l'encodage des opérations en vue d'un suivi statistique (GALOP)

En tant que personne de contact, répondre à toutes demandes des clients internes ou externes et transmettre les demandes complexes aux personnes ou services spécialisés afin de soutenir les clients dans la recherche d'une réponse à leur demande.

• Assurer l'accueil téléphonique et physique (= point de contact). La fonctionnalité «accueil» comprend également le screening et l'accompagnement de personnes extérieures au service, la réception de colis, l'appui à la gestion des détenus comme notamment la commande de repas, l'octroi et l'enregistrement des cartes d'accès au quartier
• Répondre au téléphone et transférer l'appel vers les personnes ou les services spécialisés
• Orienter / diriger les clients (visiteurs externes/internes) vers les personnes/services compétents
• Réceptionner et transmettre des messages
• Fournir les documents/brochures/renseignements nécessaires aux personnes dans les matières qui lui sont dévolues
• Demander des informations et/ou consulter des documents pour aider les clients
• Faire des recherches dans des banques de données ou des archives pour des clients internes ou externes
• Donner des explications aux clients concernant la procédure et en cas de problème réfléchir à des solutions orientées client suivant les procédures ou règles