Office manager - Rueil Malmaison (Paris) - South Africa Jobs Opening

October 5, 2024

Aspen Pharma Group

Malmaison

FULL TIME

Office manager - Rueil Malmaison (Paris)

I – Support direction générale et coordination entre les équipes de Direction France et Europe du Sud

Traite les dossiers et tâches spécifiques confiées par le Directeur Général

Assure le relais et la circulation de l’information entre le Directeur Général et ses interlocuteurs internes et externes, en France et à l’international

Est garant de la préparation, de l’actualisation des outils et du suivi des actions de Leadership Team

Rédige les minutes des réunions en cas de nécessité

Préserve le niveau de confidentialité des informations

Veille à la bonne circulation de l’information au sein de l’équipe de direction

Organise les déplacements des équipes

II - Office Management

Pilote et assure l’interface avec les prestataires pour les moyens généraux du siège social?: gère la relation contractuelle, le suivi et l’optimisation des coûts (courrier, fournitures, cafés, services pro et téléphonie…)

Veille à la continuité de l’accueil physique et téléphonique au sein du siège social et organise la continuité des services

Gère et suis en lien avec les directives hiérarchiques, l’organisation physique et l’aménagement des bureaux

III - Coordonne et met en œuvre les moyens de communication interne en lien avec la RH

Propose et met en œuvre les moyens de communication en relai de la Direction Générale

Mobilise les acteurs de l’entreprise, organise et anime des actions/évènements d’entreprise ponctuels.

IV – Parc automobile

Gestion du parc automobile

En lien avec la direction financière et notre prestataire de gestion de la flotte automobile, met en place les outils de gestion et de suivi optimisés de notre gestion du parc automobile

Est le relai d’information pour les collaborateurs concernés de l’entreprise

QUALIFICATIONS :
BTS assistant de direction ou assistant de manager
Bac +3 à 5 en administration des entreprises, communication, RH

LANGUES :
Français, Anglais courant obligatoire (niveau C1 minimum),

Espagnol et/ou Italien sont un plus

INFORMATIQUE :
Excellente maîtrise du pack Office / Teams / Adobe

EXPERIENCE :
5 à 6 d’expérience en tant qu’office manager, gestionnaire administratif et financier

AUTRES COMPETENCES :
Qualités relationnelles et de communication
Sens des responsabilités et volonté de se développer de manière continue
Capacité à s’adapter au changement rapide et polyvalence
Rigueur organisation et esprit d’initiative