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Descrição geral do cargo:
O secretário-geral será responsável pela gestão e execução de uma série de tarefas relacionadas com a recolha de documentação, a comunicação com as instituições e a garantia do cumprimento da legislação relevante. Esta função apoia as operações através do tratamento de tarefas administrativas, da coordenação de processos legais e regulamentares e do fornecimento de feedback às principais partes interessadas. O candidato ideal deve ser altamente organizado, ter fortes capacidades de comunicação e ser proficiente na gestão de vários processos jurídicos, fiscais e administrativos.
Principais responsabilidades:
1. Recolha de documentação e análise legislativa:

• Recolher, organizar e manter toda a documentação necessária para o cumprimento dos regulamentos legais e institucionais.
• Analisar os quadros legislativos relacionados com as operações e fornecer atualizações regulares sobre alterações ou riscos potenciais.
• Identificar proativamente questões relacionadas com a conformidade regulamentar e oferecer soluções.

2. Comunicação com as instituições:

• Servir como principal ponto de contacto para instituições, tais como gabinetes governamentais e organismos reguladores.
• Investigar e resolver questões relacionadas com requisitos legais (por exemplo, licenças de ruído, relatórios sobre fogueiras) e outros processos que afetam a organização.
• Manter uma comunicação regular com o contabilista, assegurando que os processos financeiros e fiscais são concluídos de forma eficiente.

3. Estudos de casos e investigação:

• Realizar pesquisas sobre questões legais específicas, como leis de gestão de terras, regulamentos de segurança contra incêndios e a legalidade da replantação de certas espécies de árvores.
• Resumir as conclusões e apresentar recomendações para efeitos de tomada de decisões.

4. Coordenação de processos administrativos e de conformidade:

• Coordenar esforços para manter e atualizar os registos dos funcionários, incluindo mapas de férias, registos de formação e horários de trabalho.
• Apoiar o cumprimento dos regulamentos de segurança contra incêndios e de desobstrução de terrenos, incluindo a pesquisa e a comunicação das obrigações legais.
• Supervisionar o armazenamento de documentos e a acessibilidade dos elementos de conformidade obrigatórios, trabalhando em estreita colaboração com a administração para garantir a manutenção de registos atualizados.

5. Administração financeira

• Gerir pagamentos, impostos e taxas judiciais em nome da organização e das partes interessadas associadas.
• Coordenar com o contabilista a gestão das facturas, as declarações fiscais e os pagamentos à segurança social.
• Resolver discrepâncias nas facturas, contactando os fornecedores e assegurando a manutenção de registos precisos.

6. Apoio aos órgãos diretivos:

• Ajudar a manter registos atualizados dos órgãos sociais da organização.
• Assegurar que a documentação legal reflecte o estado atual da governação e evitar a apresentação de informações desatualizadas.
• Facilitar a pesquisa de seguros de grupo e outras necessidades legais para as operações da organização.

7. Tarefas administrativas diversas:

• Fornecer atualizações regulares e feedback sobre todas as tarefas relacionadas com os processos institucionais e a conformidade.
• Prestar assistência a pedidos ad hoc da direção, incluindo a obtenção de licenças ou certificados de organismos governamentais.
• Aquisição de material de escritório geral
• Outras tarefas administrativas ad-hoc

Competências e qualificações:

• Fluente em português e inglês, nível C1 ou equivalente em ambas as línguas.
• Conhecimentos sólidos dos procedimentos administrativos e dos quadros jurídicos.
• Excelente capacidade de investigação e de resolução de problemas.
• Grande atenção aos pormenores e capacidade de organização.
• Competência na gestão de processos financeiros, incluindo pagamentos de impostos e acompanhamento de facturas.
• Fortes capacidades de comunicação, tanto escrita como verbal, para estabelecer uma ligação eficaz com as partes interessadas internas e externas.
• Capacidade de realizar várias tarefas e gerir eficazmente prioridades concorrentes.

Ambiente de trabalho:

• Esta é uma função dinâmica que exige flexibilidade, atenção aos pormenores e capacidade para gerir diversas tarefas.
• Trabalhará em estreita colaboração com a direção, as autoridades jurídicas, os fornecedores e os prestadores de serviços externos.
• Esta função é exercida a tempo inteiro, com uma carga horária de 40 horas por semana. Podem ser oferecidas refeições de segunda a sexta-feira e alojamento no local.

Tipo de oferta: Período Integral
Pagamento: 1 000,00€ - 1 500,00€ por mês
Horário de trabalho:

• Turno de 8 horas

Idioma:

• Inglês (Obrigatório)