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Fiche de poste: Assistante de direction
Intitulé du poste : Assistante de Direction
Localisation : Kipina Rabat
Type de contrat : CDI
Temps de travail : Temps plein
Horaires : Lundi au vendredi, de 8 heures à 17 heures
Mission Principale
L’assistante de direction a pour mission principale d'assurer l'organisation ainsi que la gestion quotidienne des opérations administratives.
Responsabilités
Gestion des visiteurs :
- Tenir un registre de tous les visiteurs (parents, fournisseurs, etc.).
- S'assurer que les visiteurs signent à leur arrivée et à leur départ.
- Vérifier l'identité des personnes venant chercher les enfants (si ce n'est pas un parent connu).
Communication téléphonique et par e-mail :
- Répondre et rediriger les appels de manière professionnelle.
- Gérer les demandes des parents et des clients potentiels.
- Transmettre les e-mails aux personnes concernées et répondre aux demandes de renseignements courantes.
Présences et retards :
- Suivre la présence des enfants.
- Gérer les arrivées tardives et les départs anticipés en informant la classe concernée.
Communication avec les parents :
- Distribuer les bulletins d'information, les invitations aux événements ou les mises à jour importantes aux parents.
- Organiser des rendez-vous ou des réunions avec les parents si nécessaire.
Soutien aux inscriptions:
- Fournir des informations sur le processus d'inscription aux parents intéressés.
- Aider à distribuer et collecter les formulaires/documents nécessaires.
Suivi des factures et des paiements:
- Recevoir les paiements pour les frais de scolarité, la cantine ou autres services et fournir des reçus.
- S'assurer de la saisie correcte des transactions pour le service financier.
Gestion des fournitures et livraisons :
- Gérer les livraisons (vérifier l'exactitude, notifier les services concernés).
- Veiller à ce que les classes ou les bureaux administratifs reçoivent les fournitures nécessaires.
Soutien à la coordination des événements :
- Aider à la coordination et à la communication pour les événements tels que les réunions parents-enseignants, les célébrations spéciales ou les journées portes ouvertes.
Santé et sécurité :
- Assurer le respect des protocoles de sécurité pour la protection des enfants et du personnel.
- Coordonner avec les enseignants en cas d'urgence ou de situations particulières (ex : accidents, maladies).
Environnement de l'école :
- Maintenir une ambiance accueillante et professionnelle à la réception.
- Surveiller la propreté et l'ordre de l'espace .
-Health and Safety Checklist :
Remplir quotidiennement la checklist de santé et de sécurité.
-Gestion des Stocks :
Gérer et suivre le stock de fournitures.
Vérifier que tout le personnel signe la liste de réception avant de fournir les articles demandés.
-Rédiger les demandes de Fournitures et les soumettre à l’administration :
Rédiger toutes les demandes de fournitures des maîtresses après vérification du stock.
-Stock Alimentaire :
Rédiger et suivre toutes les demandes de stock alimentaire.
-Mise à jour du fichier de présence :
Mettre à jour le fichier d'absence en tenant compte des absences et retards justifiés.
-Gestion des reports :
S'assurer que les leave forms, illness reports, accident reports et incident reports sont correctement remplis.
-Classement des Factures :
Classer les factures par date et mettre à jour le fichier de suivi des dépenses.
-Supervision de la Cantine :
Superviser la cantine pendant les moments de snacks et le repas de midi.
-Fichier des allergies et des préférences Alimentaires :
Mettre à jour le fichier des allergies et des préférences alimentaires.
-Prise de Rendez-vous :
Prendre des rendez-vous avec les parents pour les visites .
-Transmission des Messages :
Transmettre les messages des parents aux membres de l’administration.
Profil Recherché:
Formation : Diplôme en administration, gestion ou domaine similaire.
Expérience : Expérience préalable dans un poste similaire est un atout.
Compétences :
Excellentes compétences organisationnelles et de communication.
Capacité à travailler de manière autonome et en équipe.
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, etc.).
Type d'emploi : Temps plein, CDI
Rémunération : 3.500,00DH à 5.000,00DH par mois
Expérience:

• Préscolaire: 1 an (Requis)

Langue:

• Anglais (Requis)

Date de début prévue : 01/11/2024