October 21, 2024

Gebäudemanagement Schleswig-Holstein

Kiel

OTHER

Teamassistenz (m/w/d) Grundsatz Gebäudebewirtschaftung

Kiel

Vollzeit; teilzeitfähig

unbefristetes Arbeitsverhältnis

abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung

Als zentraler Dienstleister des Landes Schleswig-Holstein setzen wir als GMSH mit unseren 1.700 Beschäftigten nachhaltige Standards in den Bereichen öffentliches Bauen, Bewirtschaften und Beschaffen. Bei der Suche nach den besten Lösungen für unsere Kunden sind wir fachkundig und zuverlässig, innovativ und zukunftsorientiert.
Sie suchen einen neuen Arbeitsplatz mit spannenden Aufgaben in einem Umfeld mit mobilem Arbeiten und flexiblen Arbeitszeitmodellen? Dann starten Sie bei der GMSH im Bereich Gebäudebewirtschaftung Ihre Karriere! Eingesetzt werden Sie am Bürostandort Kiel.
Als Teamassistenz (m/w/d) unterstützen Sie das Team bei diversen administrativen Aufgaben. Hierbei bringen Sie ihr Organisations- und Kommunikationsgeschick sowie Ihre sorgfältige Arbeitsweise optimal bei der Bearbeitung und Zuarbeit ein.

Ihre Aufgaben:

Sie übernehmen administrative Aufgaben für das gesamte Team, indem Sie z.B.,
- Telefonate übernehmen und diese nach wichtigen und dringlichen Inhalten und Terminen koordinieren sowie informieren
- politische Anfragen auf- und vorbereiten
- Termine in MS-Outlook mit dazugehörigen Tagesordnung festlegen
- die telefonische und schriftliche Abstimmung mit Beteiligten aus verschiedenen Fachbereichen vornehmen
- an die Bearbeitung von Themen erinnern, Termine überwachen und Fristen im Blick behalten
Sie nehmen Recherchearbeiten bzw. Definitionsvorbereitung zu Themen im Bereich landesweiter Bewirtschaftung, Klimaschutz, Prozessen und Controlling vor, indem Sie,
- Themeninhalte vorbereiten und Entscheidungsgrundlagen schaffen
- Ergebnisse verschriftlichen
Sie nehmen sich der Dokumentenlenkung und Informationsverteilung an indem Sie,
- die vorliegenden Informationen intern, adressatengerecht streuen (z.B. Prozessergebnisse, Veröffentlichungen von Arbeitsanweisungen)
- Inhalte für z.B. Quartalsberichte und Kennzahlen einfordern und diese in Texte zusammenführen
Sie übernehmen das Datenmanagement indem Sie,
- Listen pflegen und zusammenführen
- neue und vorhandene Daten in unserem CAFM-System pit-FM pflegen und diese bei der Bearbeitung Ihrer Aufgaben gezielt anwenden

Ihr Profil – Das bringen Sie mit:

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder Verwaltungsausbildung
- alternativ über eine sonstige Qualifikation mit Erfahrungen im o.g. Aufgabenspektrum
Sie können sich sehr gut in Wort und Schrift der deutschen Sprache ausdrücken und kommunizieren adressatengerecht
Sie verfügen über ausgeprägte Kenntnisse in den MS-Office-Programmen und finden sich in neuen EDV-Programmen schnell zurecht
Sie behalten stets den Überblick, erkennen Prioritäten und besitzen eine gute Organisationsstruktur
Sie sind aufgeschlossen gegenüber Beteiligten sowie neuen Themen und hinterfragen Inhalte
Sie schaffen es sich flexibel auf ständig wechselnde Situationen einzustellen
Sie unterstützen gerne und bleiben bei der Erledigung Ihrer Aufgaben hartnäckig

Unser Profil – Das bieten wir:

unbefristetes Arbeitsverhältnis in Vollzeit mit 38,7 Wochenstunden, welches grundsätzlich teilzeitfähig ist
Dienstort Kiel sowie mobiles Arbeiten
Vergütung nach Tarifvertrag TV-L E6
Jährliche Sonderzahlung und regelmäßige Tariferhöhungen
Flexibles Arbeiten (unter Berücksichtigung der Nutzerbedarfe)
30 Tage Urlaub sowie Zeitausgleich bei Überstunden und Heiligabend sowie Silvester frei
ein vergünstigtes Nah.SH-Jobticket oder das Deutschlandticket als GMSH-9-Euro-Ticket sowie Fahrradleasing
individuelle Einarbeitung sowie breitgefächerte Fort- und Weiterbildungen
zahlreiche Sport- und Gesundheitsangebote durch eine Partnerschaft mit Hansefit sowie eine betriebliche Altersvorsorge

Flexibles Arbeiten

Fort- und Weiterbildungen

Sportangebote

Mobiles Arbeiten

Betriebliche Altersvorsorge

30 Tage Urlaub

Berufliche Gleichstellung zwischen Frauen und Männern ist uns wichtig. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.