Job Opportunities in Germany

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für das Amt für Schule, Abteilung Bildung, Sachgebiet Schulorganisation mehrere Positionen als Schulsachbearbeiter/-innen (m/w/d).
Das Amt für Schule ist Träger der kommunalen Schulen der Stadt Leipzig und damit zuständig für Schulangelegenheiten, wie die Schulnetzplanung, den Schulhausbau, die Werterhaltung und Bewirtschaftung von Schulgebäuden, die Schulpflichtüberwachung oder die Schülerbeförderung. Zum Amt gehören ebenso die Schulsachbearbeiter/-innen, die im Schulsekretariat maßgeblich zur Funktionsfähigkeit der jeweiligen Schule beitragen, als wertvoller erster Ansprechpartner fungieren und an der Außenwirkung der Schule beteiligt sind.
Das bieten wir

mehrere unbefristete Stellen in Vollzeit (entspricht 39 Stunden für Tarifbeschäftigte) oder Teilzeit
ein jährliches Einstiegsgehalt zwischen 37.142 Euro und 41.668 Euro brutto entsprechend der Bewertung nach Entgeltgruppe 7 TVöD (die Werte entsprechen einer Ausübung der Stelle/-n in Vollzeit)
eine Jahressonderzahlung und eine zusätzliche betriebliche Altersversorgung
flexible Arbeitszeitmodelle
30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr
vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten sowie zusätzlich drei Tage Bildungsförderung im Kalenderjahr
ein bezuschusstes Job-Ticket der Leipziger Verkehrsbetriebe sowie die Möglichkeit des Job Rad-Leasings
Mental Health Maßnahmen im Rahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung
eine individuelle, auf Ihre Kompetenzen abgestimmte Einarbeitung

Das erwartet Sie

eigenständige Erledigung und Beantwortung sämtlicher schulinterner und -externer Anfragen
gesamte Terminkoordination einschließlich selbstständiger Besucherorganisation und Sicherstellung eines lückenlosen Informationsflusses zwischen allen Akteur/-innen in und um die Schule
Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben wie Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, Schreibarbeiten, Aktenverwaltung, Erteilung von Auskünften sowie Telefonvermittlung, Aktenverwaltung und Botengänge
Bearbeitung von Vorgängen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens, zum Beispiel Rechnungsbearbeitung, Überwachung und Nachweisführung der Haushaltsmittel sowie Führung des Handkassenvorschusses
Bedarfsermittlung, -planung, -anmeldung sowie Verwaltung der Büro- und Verbrauchsmittel sowie der Lehr- und Unterrichtsmittel
Auftragserteilung und Kontrolle von Lieferungen und Leistungen, einschließlich Reklamationsbearbeitung
Schulbesuchspflichtüberwachung seitens der Schule
Durchführung der Anmeldeverfahren für neue Schüler/-innen
Bearbeitung von Schülerangelegenheiten wie An- und Abmeldungen, Führung der Schülerdatei, Ausstellung von Schulbescheinigungen im Schulverwaltungsprogramm Sax-SVS (Schulmodul), Vorbereitung von Schuluntersuchungen, Erstellung von Zeugnisabschriften und Bearbeitung von Anträgen zur Schülerbeförderung
Mitwirkung bei Inventur- und Archivarbeiten
Einen ersten Einblick in den lebendigen und wertvollen Alltag unserer Schulsachbearbeiter/-innen finden Sie hier: https://www.leipzig.de/mediathek/video/video/karriere-in-den-sozialen-jobs-schul-sekretariat

Das bringen Sie mit

Abschluss als Verwaltungsfachangestellte/-r, Fachangestellte/-r für Bürokommunikation, Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation bzw. Büromanagement, Bürokauffrau/Bürokaufmann, Rechtsanwaltsfachangestellte/-r mit praktischer Erfahrung im Bereich Büroorganisation sowie im Umgang mit Bürger/-innen beziehungsweise Kund/-innen oder anderweitiger kaufmännischer Berufsabschluss mit mindestens dreijähriger Berufserfahrung in einem Sekretariat oder im Bereich Büroorganisation
anwendungssichere Kenntnisse und Erfahrungen mit arbeitsplatzbezogener PC-Software (unter anderem Textverarbeitung, Tabellenkalkulation)
ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie sehr gute schriftliche Ausdrucksfähigkeit und sichere orthografische Kenntnisse
sicheres und korrektes Auftreten gegenüber Lehrkräften, Eltern, Schüler/-innen und Bediensteten anderer Ämter und Institutionen
pädagogisches Geschick im Umgang mit Schülerinnen und Schülern
interkulturelles Verständnis
sehr gute organisatorische und koordinierende Fähigkeiten
Bereitschaft zum täglichen Dienstbeginn um 7:00 Uhr
Impfschutz/Immunität gegen Masern

Hinweise
Wir wertschätzen Vielfalt und möchten, dass sich die Stadtgesellschaft auch in unserer Belegschaft widerspiegelt. Wir begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Bewerber/-innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.
Unsere Arbeit ist von einem respektvollen, verantwortungsbewussten und ergebnisorientierten Handeln geprägt, das sich an unseren Leitlinien für Führung und Zusammenarbeit orientiert.
Ihre Bewerbung


Bitte beachten Sie, dass wir unsere Stellen nur nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung besetzen dürfen. Wir können Sie daher im weiteren Verfahren nur dann berücksichtigen, wenn Sie uns Nachweise hierüber vorlegen.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit:

Bewerbungsschreiben
tabellarischem Lebenslauf
Nachweis über die erforderliche berufliche Qualifikation
Kopien von qualifizierten Dienst-/ Arbeitszeugnissen/ Beurteilungen/ Referenzschreiben
Nachweis über den Erhalt zweier Masernschutzimpfungen oder Masernimmunität (erforderlich ab Geburtsjahrgang 1971)

Bitte geben Sie bei Ihrer Bewerbung die Stellenausschreibungsnummer 40 11/24 38 an und nutzen Sie dafür das Online-Bewerber-Portal.
Fragen zu den Arbeitsinhalten beantwortet Ihnen gern Frau Katja Rahnefeld, Sachgebietsleiterin Schulorganisation, unter der Telefonnummer 0341 123- 1228. Für Fragen zum Auswahlverfahren und zu den allgemeinen Rahmenbedingungen steht Ihnen Frau Yvonne Weißflog, unter der Telefonnummer 0341 123-7806, zur Verfügung.
Ausschreibungsschluss ist der 21. November 2024.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!