November 8, 2024

GSK

Marburg an der Lahn

Fremdfirmenkoordinator (m/w/d)

Site Name: Marburg - Office
Posted Date: Nov 8 2024

Fremdfirmenkoordinator (m/w/d)

Am Standort Marburg unterstützen Sie bei der Koordination von Besuchern und Fremdfirmen durch Erstellung, Kontrolle und Ausgabe von Arbeitsfreigaben, Erlaubnisscheinen und Zutrittsausweisen. Zudem führen Sie Schulungen für Fremdfirmen und Mitarbeiter zu relevanten Prozessen zur Gewährleistung der Arbeitssicherheit und Sicherheitsanforderungen durch. Darüber hinaus sind Sie für die Durchführung von Kontrollen und Sicherheitsbegehungen der Arbeitsstätten von Fremdfirmen verantwortlich.

Hauptaufgaben

Betreuung des marburg.fremdfirmenempfang Postfaches, sowie Bearbeitung der E-Mails
- Klärung ggf. vorhandener Rückfragen bei den Auftragsverantwortlichen / Anmeldenden
Bearbeitung von Arbeitsfreigaben im e PTW-System:
- Ausdrucken von Arbeitsfreigaben und Erlaubnisscheinen
- Vorbereitung der Ausgabe an Fremdfirmen durch Zuordnung und Vorsortierung der Dokumente gemäß den internen Abläufen
- Weiterleitung der Personenanmeldungen zum Empfang für Besucherausweise
- Eintragung und Pflege von Fremdfirmen und Mitarbeiterdaten im e PTW-System
Ausgabe von Arbeitsfreigaben und Zutrittsausweisen:
- Prüfung der Berechtigungen und Ausgabe von Zutrittsausweisen, Parkberechtigungen und Schlüsseln an Fremdfirmenmitarbeiter
- Klärung und Umsetzung notwendiger Maßnahmen bei fehlender Berechtigung, inklusive Schulungen in Absprache mit Auftragsverantwortlichen
Rücknahme von Arbeitsfreigaben und Zutrittsausweisen:
- Prüfung der entgegengenommenen Arbeitsfreigaben, Zutrittsausweise, Schlüssel und Parkberechtigungen auf Vollständigkeit und Richtigkeit
- Rückmeldung der Arbeitsabschlüsse im System gemäß Prozesse und in Absprache mit den Auftragsverantwortlichen
Ablage und Archivierung:
- Geordnete Ablage und Archivierung von Arbeitsfreigaben und Erlaubnisscheinen
- Vorbereitung der Archivierung durch Erstellung von Archivordnern und entsprechenden Registern
Durchführung von Schulungen zu den geltenden Arbeitssicherheitsprozessen und Sicherheitsanforderungen am Standort Marburg mittels vorbereiteter Schulungspräsentationen, Dokumentation der Schulungen im e PTW - System und in Papierform gemäß den geltenden regulatorischen Anforderungen
Durchführung von Kontrollen und Sicherheitsbegehungen
- Durchführung von Kontrollen und Sicherheitsbegehungen ausgewählter Arbeitsstellen von Fremdfirmen
- Erstellung von Begehungsprotokollen und Dokumentation eventuell festgestellter Mängel
- Weiterleitung der Dokumentationen an die Auftragsverantwortlichen / Prüfung der Abstellung der Mängel
- Einleiten von Sofortmaßnahmen bei Verstößen gegen die Arbeitssicherheitsanforderungen die eine "Gefahr in Verzug" darstellen (dies gilt generell für alle festgestellten Verstöße dieser Kategorie und ist nicht auf die auftragsbezogenen Begehungen begrenzt!)
Prüfung der im kompletten Bereich der GSK Vaccines Gmb H Marburg erstellten Arbeitsgerüste gemäß DGUV - Vorschriften auf Eignung, vorliegende Freigaben, Sicherheit und Begehbarkeit
Beratung der GSK - Auftragsverantwortlichen im Vorfeld der Erstellung von Arbeitsgerüsten
Ernennung zum Ersthelfer für bestimmte Bereiche oder Baustellen

Qualifikationen & Fähigkeiten

Ausbildung zum "Sicherheitsbeauftragten" gem. Paragraf 22 des Sozialgesetzbuches (SGB) VII in Verbindung mit der DGUV Vorschrift 1, sowie Ausbildung zur "Befähigten Person für Prüfungen bei Gerüstbau und -Nutzung"
Mehrjährige Berufserfahrung als "Dienstleister" im Umgang mit Fremdfirmen und/oder Kunden (z. B. als Fremdfirmenkoordinator, Si Ge Ko, Bauleiter, Gruppenleiter, Niederlassungsleiter o. vgl.
Bereitschaft zur regelmäßigen Weiterbildung im Bereich Arbeitssicherheit und Personalschulung
Gute Englisch Kenntnisse (in Wort und Schrift)
Gültige Ausbildung zum Ersthelfer

Why GSK?
Uniting science, technology and talent to get ahead of disease together.

GSK is a global biopharma company with a special purpose – to unite science, technology and talent to get ahead of disease together – so we can positively impact the health of billions of people and deliver stronger, more sustainable shareholder returns – as an organisation where people can thrive. We prevent and treat disease with vaccines, specialty and general medicines. We focus on the science of the immune system and the use of new platform and data technologies, investing in four core therapeutic areas (infectious diseases, HIV, respiratory/ immunology and oncology).

Our success absolutely depends on our people. While getting ahead of disease together is about our ambition for patients and shareholders, it’s also about making GSK a place where people can thrive. We want GSK to be a place where people feel inspired, encouraged and challenged to be the best they can be. A place where they can be themselves – feeling welcome, valued, and included. Where they can keep growing and look after their wellbeing. So, if you share our ambition, join us at this exciting moment in our journey to get Ahead Together.

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