Job Opportunities in Germany

Erste Vorzimmerkraft im Büro des BVV-Vorstehers/ der BVV-Vorsteherin (m,w,d)

Kennziffer: 227/2024

Wer wir sind:

Bezirksamt Tempelhof-Schöneberg von Berlin – Abt. Finanzen, Personal, Wirtschaftsförderung und Koordination –

Was Sie bei uns verdienen können:

Entgeltgruppe: E8 TV-L

Welche Aufgaben Sie bei uns haben:

Das Büro der Bezirksverordnetenversammlung ist unter anderem die Schnittstelle zwischen den bezirklichen Organen Bezirksverordnetenversammlung (BVV) und Bezirksamt.

Das Aufgabengebiet umfasst insbesondere:

• Erledigung aller anfallenden Geschäftszimmeraufgaben im Büro der Bezirksverordnetenvorsteherin / des Bezirksverordnetenvorstehers
• Öffentlichkeitsarbeit, Organisation, Vorbereitung und Durchführung öffentlichkeitswirksamer Veranstaltungen
• Betreuung der Sitzungen und der Fachausschüsse der BVV
• Mittelbewirtschaftung für das BVV- Büro

Da wir als interner Servicebereich keine festgelegten Sprechzeiten bedienen, kann die Arbeitszeit im Rahmen der für die Teilnahme an der flexiblen Arbeitszeit geltenden bezirklichen Regelung unter Berücksichtigung der dienstlichen Belange weitestgehend flexibel gestaltet werden. Hierbei ist jedoch zu berücksichtigen, dass regelmäßig auch Arbeit außerhalb der Rahmenzeit zu leisten ist, weil die Ausschusssitzungen und Sitzungen der BVV in den Abendstunden stattfinden.

Was Sie mitbringen:

Für die ausgeschriebene Position suchen wir eine kommunikations-, leistungs- und lernfähige Persönlichkeit mit ausgeprägter Dienstleistungsorientierung und Organisationsfähigkeit, die über eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte_r, Fachangestellte_r für Bürokommunikation, Kauffrau_mann für Bürokommunikation, Kauffrau_mann für Büromanagement
oder
einen erfolgreichen Abschluss des Verwaltungslehrgangs I
oder
gleichwertige Kenntnisse und Fähigkeiten verfügt.

Hinweis: Qualifikationen, Bildungsabschlüsse oder Berufserfahrungen etc. können nur dann Berücksichtigung finden, wenn diese auch mit entsprechenden Nachweisen belegt werden. Bei Qualifizierungen, die nicht in der Bundesrepublik Deutschland erlangt wurden, ist die Gleichwertigkeit zu einem deutschen Abschluss nachzuweisen. Die Gleichwertigkeit kann über das „Informationsportal zu ausländischen Bildungsabschlüssen“ (anabin.de) belegt werden. Sollte Ihr Studienabschluss in der anabin Datenbank nicht aufgeführt sein, können Sie alternativ eine Gleichwertigkeitsbescheinigung über die „Zentralstelle für ausländische Abschlüsse (ZAB)“ beantragen. Bitte fügen Sie dann Ihrer Bewerbung unbedingt eine beglaubigte Übersetzung Ihres Abschlusses bei. Qualifizierungen, die in der ehemaligen Deutschen Demokratischen Republik erlangt wurden, müssen mit einem Nachweis über die Gleichwertigkeit belegt werden. Die vollständigen Bewerbungsunterlagen inklusiver aller Urkunden, Leistungsnachweise, etc. sind grundsätzlich in deutscher Sprache bzw. mit deutscher Übersetzung einzureichen.

Für die Aufgabenerfüllung sind Kenntnisse der Geschäftsordnung der BVV und Kenntnisse der gesetzlichen Grundlagen der Arbeit im BVV-Büro sehr wichtig. Im Idealfall sollten Sie bereits über die für die Aufgabenerledigung ebenfalls sehr wichtigen Anwendungskenntnisse der Fachanwendungen Allris und Imperia verfügen.