Job Opportunities in Colombia
September 20, 2024
Editora Urbana Ltda
Bogotá
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Analista de Back Office y Gestión de Proyectos
Descripción del Cargo:
El Analista de Back Office y Gestión de Proyectos será responsable de administrar y organizar las tareas y proyectos del equipo de marketing utilizando la plataforma Asana. Este rol clave se centrará en coordinar eficazmente los flujos de trabajo, asignar responsabilidades, y asegurar que cada miembro del equipo esté alineado con los objetivos y tiempos de cada proyecto. La persona será el enlace entre los distintos departamentos, facilitando la comunicación y garantizando que los proyectos avancen de manera eficiente.
Funciones y Responsabilidades:
Fecha límite para postularse: 30/09/2024
El Analista de Back Office y Gestión de Proyectos será responsable de administrar y organizar las tareas y proyectos del equipo de marketing utilizando la plataforma Asana. Este rol clave se centrará en coordinar eficazmente los flujos de trabajo, asignar responsabilidades, y asegurar que cada miembro del equipo esté alineado con los objetivos y tiempos de cada proyecto. La persona será el enlace entre los distintos departamentos, facilitando la comunicación y garantizando que los proyectos avancen de manera eficiente.
Funciones y Responsabilidades:
- Administración de Proyectos en Asana:
- Crear y gestionar proyectos en Asana, asegurando que todos los detalles, plazos y tareas estén bien organizados y actualizados.
- Definir y estructurar cada proyecto en fases, tareas y subtareas para facilitar la ejecución.
- Personalizar los tableros de Asana según las necesidades del equipo y el tipo de proyecto.
- Asignación y Seguimiento de Tareas:
- Asignar tareas a los miembros del equipo con descripciones claras, fechas límite y prioridades, según las directrices del Director de Marketing.
- Recordar a cada miembro sus responsabilidades y hacer seguimiento de los plazos, garantizando que se cumplan los tiempos establecidos.
- Monitorear el progreso de cada tarea y generar informes periódicos sobre el estado de los proyectos para el equipo directivo.
- Optimización de Flujos de Trabajo:
- Proponer y ejecutar mejoras en la organización de tareas para maximizar la eficiencia del equipo.
- Revisar y ajustar prioridades de tareas de acuerdo con cambios estratégicos o urgencias en tiempo real.
- Anticipar posibles cuellos de botella o riesgos en los proyectos y proponer soluciones preventivas.
- Comunicación y Coordinación Interdepartamental:
- Servir como punto de contacto para todos los departamentos implicados en los proyectos, garantizando la correcta alineación y colaboración.
- Facilitar la comunicación entre los equipos involucrados, promoviendo la resolución rápida de dudas o problemas que puedan surgir.
- Gestión de Recursos y Capacidades:
- Evaluar y distribuir la carga de trabajo del equipo de manera equitativa, garantizando que cada miembro tenga la capacidad para cumplir con sus responsabilidades.
- Coordinar con otras áreas de la empresa para garantizar la disponibilidad de recursos necesarios (tiempo, personal, tecnología) para el éxito de los proyectos.
- Back Office y Soporte Administrativo:
- Gestionar la documentación de los proyectos, asegurando que todas las versiones y archivos estén centralizados en Asana o en la nube.
- Realizar seguimiento de reuniones clave, tomando notas, definiendo próximos pasos y asegurando que las tareas resultantes se asignen y monitoreen.
- Brindar soporte a los equipos en la resolución de problemas técnicos o de organización dentro de la plataforma.
- Formación: Título en Administración de Empresas, Marketing, Gestión de Proyectos o áreas afines.
- Experiencia:
- 2 años de experiencia en gestión de proyectos o back office en entornos empresariales dinámicos.
- Experiencia previa utilizando Asana u otras plataformas similares de gestión de proyectos.
- Habilidades Técnicas:
- Dominio de plataformas de gestión de tareas como Asana, Monday.com o Trello.
- Competencia en Microsoft Office (Word, Excel, Power Point) y herramientas colaborativas (Google Workspace, Slack).
- Habilidades Blandas:
- Capacidad para trabajar bajo presión y gestionar múltiples proyectos simultáneamente.
- Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita.
- Organización impecable y atención a los detalles.
- Proactividad para resolver problemas y anticipar necesidades del equipo.
Fecha límite para postularse: 30/09/2024
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