Secretaria Recepcionista

August 30, 2024

Inatrans

Antofagasta

OTHER

Importante empresa del rubro ligada a la Minería, necesita cargo de Secretaria, para ejecutar la recepción, orientación y derivación del cliente, además de las labores administrativas propias de la sucursal de desempeño.
Los requisitos de este cargo son:
- Enseñanza media completa
- 3 años de experiencia en el cargo de Secretaria o Recepcionista
- Conocimiento ofimático nivel medio
Este cargo desempeña las siguientes actividades:

BRINDAR RECEPCIÓN DE CLIENTES, PARTICIPANTES Y COLABORADORES

- Recibir y atender clientes en sala de recepción, aplicando criterios de atención al cliente, higiene y salud.
- Derivar participantes a los servicios correspondientes y consultas a personal administrativo, respetando conductos regulares.
- Realizar reservas de salas de reuniones para eventos con clientes externos, asegurando la limpieza del lugar.
- Brindar atención a clientes externos y disponer servicio de café.
- Atender consultas telefónicas o presenciales, aplicando habilidades sociales.
- Derivar necesidades y asegurar soluciones en contenido y plazo.
- Controlar y registrar llamadas según el formulario vigente.
- Mantener la ventilación y acciones de higiene en la recepción.
- Levantar necesidades de reparación de infraestructura, alineado con principios de seguridad ocupacional.

ADMINISTRAR RECURSOS Y DOCUMENTOS

- Organizar y archivar documentación administrativa (recibos, boletas, facturas) bajo control y acceso restringido.
- Mantener el libro de asistencia visible y disponible para la firma de los trabajadores.
- Administrar el libro de reclamos para necesidades de clientes internos/externos.
- Generar cotizaciones de insumos de oficina, aseo y relacionados, y controlar el stock y distribución según las necesidades.
- Recepcionar correspondencia, asegurar su entrega con firma de recepción y realizar envíos según lo solicitado.
- Controlar y registrar correspondencia recibida y entregada.
- Reportar gastos de servicios básicos a la secretaria de la sucursal matriz.
- Reunir cuentas de servicios básicos y solicitar pagos al departamento de Pago y Proveedores.
- Realizar seguimiento de pagos de servicios en las sucursales y reportar según necesidades internas.
Jornada laboral:
Lunes a jueves de 8:00 a 18:00 y viernes de 8:00 a 16:00
Presencial en Antofagasta
Tipo de puesto: Tiempo completo

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