Analista de Back Office y Gestión de Proyectos

September 20, 2024

Editora Urbana Ltda

Bogotá

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Descripción del Cargo:
El Analista de Back Office y Gestión de Proyectos será responsable de administrar y organizar las tareas y proyectos del equipo de marketing utilizando la plataforma Asana. Este rol clave se centrará en coordinar eficazmente los flujos de trabajo, asignar responsabilidades, y asegurar que cada miembro del equipo esté alineado con los objetivos y tiempos de cada proyecto. La persona será el enlace entre los distintos departamentos, facilitando la comunicación y garantizando que los proyectos avancen de manera eficiente.
Funciones y Responsabilidades:

Administración de Proyectos en Asana:
Crear y gestionar proyectos en Asana, asegurando que todos los detalles, plazos y tareas estén bien organizados y actualizados.
Definir y estructurar cada proyecto en fases, tareas y subtareas para facilitar la ejecución.
Personalizar los tableros de Asana según las necesidades del equipo y el tipo de proyecto.
Asignación y Seguimiento de Tareas:
Asignar tareas a los miembros del equipo con descripciones claras, fechas límite y prioridades, según las directrices del Director de Marketing.
Recordar a cada miembro sus responsabilidades y hacer seguimiento de los plazos, garantizando que se cumplan los tiempos establecidos.
Monitorear el progreso de cada tarea y generar informes periódicos sobre el estado de los proyectos para el equipo directivo.
Optimización de Flujos de Trabajo:
Proponer y ejecutar mejoras en la organización de tareas para maximizar la eficiencia del equipo.
Revisar y ajustar prioridades de tareas de acuerdo con cambios estratégicos o urgencias en tiempo real.
Anticipar posibles cuellos de botella o riesgos en los proyectos y proponer soluciones preventivas.
Comunicación y Coordinación Interdepartamental:
Servir como punto de contacto para todos los departamentos implicados en los proyectos, garantizando la correcta alineación y colaboración.
Facilitar la comunicación entre los equipos involucrados, promoviendo la resolución rápida de dudas o problemas que puedan surgir.
Gestión de Recursos y Capacidades:
Evaluar y distribuir la carga de trabajo del equipo de manera equitativa, garantizando que cada miembro tenga la capacidad para cumplir con sus responsabilidades.
Coordinar con otras áreas de la empresa para garantizar la disponibilidad de recursos necesarios (tiempo, personal, tecnología) para el éxito de los proyectos.
Back Office y Soporte Administrativo:
Gestionar la documentación de los proyectos, asegurando que todas las versiones y archivos estén centralizados en Asana o en la nube.
Realizar seguimiento de reuniones clave, tomando notas, definiendo próximos pasos y asegurando que las tareas resultantes se asignen y monitoreen.
Brindar soporte a los equipos en la resolución de problemas técnicos o de organización dentro de la plataforma.

Requisitos del Cargo:

Formación: Título en Administración de Empresas, Marketing, Gestión de Proyectos o áreas afines.
Experiencia:
2 años de experiencia en gestión de proyectos o back office en entornos empresariales dinámicos.
Experiencia previa utilizando Asana u otras plataformas similares de gestión de proyectos.
Habilidades Técnicas:
Dominio de plataformas de gestión de tareas como Asana, Monday.com o Trello.
Competencia en Microsoft Office (Word, Excel, Power Point) y herramientas colaborativas (Google Workspace, Slack).
Habilidades Blandas:
Capacidad para trabajar bajo presión y gestionar múltiples proyectos simultáneamente.
Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita.
Organización impecable y atención a los detalles.
Proactividad para resolver problemas y anticipar necesidades del equipo.